Cách lập hóa đơn điện tử đang trở thành một vấn đề nóng và quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện nay. Việc chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn mang lại sự tiện lợi trong việc quản lý và lưu trữ tài liệu. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách lập hóa đơn điện tử đúng cách. Trong bài viết này, Song Anh sẽ hướng dẫn bạn cách lập hóa đơn điện tử chính xác và nhanh chóng, giúp bạn không gặp phải bất kỳ khó khăn nào trong quá trình lập và sử dụng hóa đơn điện tử.
Cách lập hóa đơn điện tử: Các bước cần thiết
Việc lập hóa đơn điện tử có thể thực hiện qua nhiều phần mềm hỗ trợ, tuy nhiên, để việc này diễn ra một cách hiệu quả, bạn cần nắm rõ các bước sau. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách lập hóa đơn điện tử chính xác và nhanh chóng.
Chuẩn bị các thông tin cần thiết
Trước khi lập hóa đơn điện tử, bạn cần chuẩn bị một số thông tin cơ bản như:
- Thông tin người bán: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại và email.
- Thông tin người mua: Tên doanh nghiệp hoặc cá nhân, mã số thuế (nếu có), địa chỉ, số điện thoại.
- Thông tin về sản phẩm, dịch vụ: Tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế VAT (nếu có), và tổng cộng.
Việc chuẩn bị đầy đủ thông tin này giúp bạn dễ dàng và nhanh chóng điền vào các trường thông tin khi lập hóa đơn điện tử.
Chọn phần mềm hóa đơn điện tử
Để có thể lập hóa đơn điện tử, bạn cần lựa chọn một phần mềm hóa đơn điện tử uy tín và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Hiện nay, có rất nhiều phần mềm hỗ trợ lập hóa đơn điện tử, chẳng hạn như MISA, Fast, Hóa Đơn Điện Tử Viettel và nhiều phần mềm khác.
Khi lựa chọn phần mềm, bạn cần chú ý đến các yếu tố sau:
- Đảm bảo phần mềm đã được cấp phép: Chỉ sử dụng các phần mềm được Tổng cục Thuế cấp phép.
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Giúp bạn dễ dàng tạo và quản lý hóa đơn điện tử.
- Tính năng đa dạng: Phần mềm cần hỗ trợ các chức năng như tạo, xuất, lưu trữ và gửi hóa đơn điện tử.
Tạo hóa đơn điện tử
Sau khi chọn được phần mềm hóa đơn điện tử, bước tiếp theo là tạo hóa đơn. Cách tạo hóa đơn điện tử rất đơn giản và tương tự như cách ghi hóa đơn giấy. Các bước cơ bản bao gồm:
- Chọn mẫu hóa đơn: Lựa chọn mẫu hóa đơn điện tử phù hợp với loại hình doanh nghiệp của bạn.
- Điền thông tin vào các trường: Nhập thông tin người bán, người mua, sản phẩm/dịch vụ, số lượng, đơn giá và các thông tin cần thiết khác.
- Chọn thuế VAT: Nếu sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn thuộc diện phải chịu thuế VAT, bạn cần nhập tỷ lệ VAT vào hóa đơn.
- Lưu và kiểm tra: Kiểm tra kỹ lại các thông tin trước khi lưu hóa đơn. Một số phần mềm sẽ tự động kiểm tra các thông tin bắt buộc, đảm bảo hóa đơn hợp lệ.
Xem thêm: Điều kiện thành lập doanh nghiệp, công ty là gì – Cập nhật mới nhất
Ký và phát hành hóa đơn điện tử
Sau khi lập hóa đơn điện tử xong, bước tiếp theo là ký số và phát hành hóa đơn. Để hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý, bạn cần sử dụng chữ ký số. Đây là một phần quan trọng trong quá trình lập hóa đơn điện tử, giúp xác nhận tính chính xác và hợp lệ của hóa đơn.
- Ký số hóa đơn: Sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để ký hóa đơn điện tử.
- Gửi hóa đơn cho khách hàng: Sau khi ký xong, hóa đơn có thể được gửi qua email cho khách hàng hoặc được tải xuống dưới dạng file PDF để gửi đi.
Lưu trữ hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trong hệ thống của doanh nghiệp và có thể kiểm tra lại khi cần thiết. Bạn cần đảm bảo rằng hệ thống lưu trữ hóa đơn có tính bảo mật cao và dễ dàng tra cứu.
- Lưu trữ theo quy định pháp luật: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ ít nhất 10 năm.
- Lưu trữ trên hệ thống điện tử: Việc lưu trữ hóa đơn điện tử giúp bạn tiết kiệm chi phí giấy tờ, đồng thời thuận tiện cho việc tra cứu khi cần.
Những lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn điện tử
Bên cạnh cách lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số quy định và yêu cầu pháp lý khi sử dụng hóa đơn điện tử:
- Đảm bảo phần mềm hóa đơn điện tử được cấp phép: Hóa đơn điện tử chỉ có giá trị pháp lý khi được lập qua phần mềm được Tổng cục Thuế cấp phép.
- Sử dụng chữ ký số: Hóa đơn điện tử phải được ký số để xác nhận tính hợp lệ.
- Thông tin trên hóa đơn phải chính xác: Các thông tin về người bán, người mua, sản phẩm, dịch vụ phải rõ ràng và chính xác.
- Tuân thủ các quy định về thời gian gửi hóa đơn: Hóa đơn điện tử cần được gửi cho khách hàng ngay sau khi phát hành.
Xem thêm: Kế toán dịch vụ là gì? Công ty tư vấn kế toán trọn gói tại TP.HCM
Kết luận
Việc lập hóa đơn điện tử không còn là điều quá khó khăn nếu bạn hiểu rõ quy trình và nắm bắt được các bước cần thiết. Bằng cách sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín và tuân thủ các quy định pháp lý, bạn có thể dễ dàng tạo, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và chính xác. Hy vọng với bài viết này, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về cách lập hóa đơn điện tử và các bước để thực hiện điều đó.
Nếu bạn cần sự hỗ trợ thêm về các dịch vụ kế toán, thuế, hay tư vấn về hóa đơn điện tử, đừng ngần ngại liên hệ với Kế Toán Song Anh. Chúng tôi luôn sẵn sàng giúp bạn xử lý mọi vấn đề liên quan đến tài chính và kế toán cho doanh nghiệp của bạn.
Hotline: 0908 938 211 – 028 62999 577
Hotline: 0908.938.211
