Hóa đơn điện tử là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh hiện đại, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn, lưu trữ. Tuy nhiên, không phải lúc nào việc bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử cũng là điều dễ dàng. Cùng Song Anh tìm hiểu những điều kiện và quy định cần thiết trước khi doanh nghiệp chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, cũng như những lưu ý quan trọng để việc sử dụng hóa đơn điện tử diễn ra thuận lợi.
Khi nào doanh nghiệp nên bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử?
Khi doanh nghiệp đã sẵn sàng về công nghệ
Việc hóa đơn điện tử yêu cầu doanh nghiệp phải có hệ thống công nghệ thông tin (CNTT) đủ mạnh để hỗ trợ việc phát hành và lưu trữ hóa đơn. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng:
- Phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn sử dụng được cấp phép bởi Tổng cục Thuế.
- Chữ ký số của doanh nghiệp phải được cài đặt và sử dụng để ký hóa đơn điện tử.
- Hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp phải đảm bảo an toàn và có khả năng lưu trữ hóa đơn trong thời gian tối thiểu là 10 năm.
Nếu doanh nghiệp đã sẵn sàng với các yếu tố trên, việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn.
Khi doanh nghiệp đáp ứng điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử
Một số doanh nghiệp phải đáp ứng những điều kiện nhất định để bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Theo quy định của pháp luật, các doanh nghiệp cần phải có:
- Mã số thuế và các thông tin về doanh nghiệp được đăng ký hợp lệ với cơ quan thuế.
- Chữ ký số hợp lệ để xác thực hóa đơn điện tử.
- Doanh nghiệp cần ký hợp đồng với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử và đảm bảo phần mềm đó đã được cơ quan thuế chấp thuận.
Do đó, trước khi quyết định bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần kiểm tra xem mình đã đủ điều kiện để thực hiện việc này hay chưa.
Xem thêm: Điều kiện thành lập doanh nghiệp, công ty là gì – Cập nhật mới nhất
Khi doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí và tăng tính hiệu quả
Một trong những lý do quan trọng để doanh nghiệp quyết định bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử là tiết kiệm chi phí và tăng tính hiệu quả trong công việc. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ, và vận chuyển hóa đơn giấy. Hơn nữa, hóa đơn điện tử cũng dễ dàng kiểm tra và quản lý, giảm thiểu sai sót trong việc lập hóa đơn.
Khi doanh nghiệp phải tuân thủ quy định của pháp luật
Theo lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, từ 1/11/2020, doanh nghiệp có doanh thu trên 10 tỷ đồng/năm bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Còn đối với các doanh nghiệp khác, sẽ phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử trước 1/7/2022. Do đó, nếu doanh nghiệp của bạn thuộc diện bắt buộc theo quy định của pháp luật, bạn cần phải bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử đúng thời gian quy định.
Các điều kiện cần đáp ứng để sử dụng hóa đơn điện tử
- Chữ ký số
Để bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần có chữ ký số hợp pháp. Chữ ký số này được cấp bởi các tổ chức chứng thực chữ ký điện tử. Chữ ký số giúp đảm bảo tính bảo mật và xác thực hóa đơn điện tử.
- Phần mềm hóa đơn điện tử được cấp phép
Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đã được Tổng cục Thuế cấp phép. Phần mềm này có chức năng tạo, ký, gửi, và lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.
- Hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trong hệ thống của doanh nghiệp và có thể truy xuất khi cần thiết. Doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống lưu trữ đủ an toàn và có khả năng lưu trữ hóa đơn trong vòng ít nhất 10 năm.
Xem thêm: Báo giá dịch vụ kế toán báo cáo thuế trọn gói tại Song Anh
Những lưu ý khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử
- Kiểm tra các quy định pháp lý
Doanh nghiệp cần cập nhật các quy định pháp lý mới nhất từ Tổng cục Thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý khi thực hiện việc lập và phát hành hóa đơn điện tử.
- Lựa chọn phần mềm phù hợp
Việc lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp rất quan trọng. Doanh nghiệp cần phải chọn phần mềm có giao diện dễ sử dụng, tính năng đa dạng và đặc biệt là đã được Tổng cục Thuế cấp phép.
- Đảm bảo an toàn dữ liệu
Doanh nghiệp cần lưu ý bảo mật thông tin. Các dữ liệu như chữ ký số, thông tin khách hàng, sản phẩm/dịch vụ cần phải được bảo mật tốt, tránh bị rò rỉ hoặc mất mát.
- Đảm bảo quy trình đúng
Doanh nghiệp cần phải tuân thủ đúng quy trình lập và phát hành hóa đơn điện tử. Nếu có bất kỳ sai sót nào trong quá trình phát hành hóa đơn, doanh nghiệp có thể bị xử lý vi phạm và phải đối mặt với những vấn đề pháp lý không đáng có.
Kết luận
Việc bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ việc giảm chi phí in ấn, lưu trữ, đến việc tăng cường tính hiệu quả trong công việc. Tuy nhiên, để thực hiện việc này một cách chính xác và hiệu quả, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng mình đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện và quy định của pháp luật.
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về khi nào nên sử dụng hóa đơn và những lưu ý quan trọng khi triển khai. Nếu bạn cần thêm hỗ trợ về các dịch vụ kế toán, thuế, hay việc sử dụng hóa đơn điện tử, đừng ngần ngại liên hệ với Kế Toán Song Anh.
Hotline: 0908 938 211 – 028 62999 577.
Hotline: 0908.938.211
