Cuối năm là thời điểm doanh nghiệp cần kiểm tra lại toàn bộ số liệu kế toán, hóa đơn, chứng từ và hồ sơ liên quan trước khi lập báo cáo tài chính. Nếu chỉ tập hợp chứng từ vào thời điểm gần hạn nộp báo cáo, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi phát hiện số liệu thiếu, chênh lệch hoặc chưa có đủ hồ sơ để giải trình.Việc rà soát sổ sách kế toán cuối năm giúp doanh nghiệp biết tình trạng hồ sơ hiện tại, xác định những nội dung cần bổ sung và chủ động xử lý trước khi lập báo cáo tài chính.
Doanh nghiệp có thể tự kiểm tra theo checklist dưới đây hoặc liên hệ dịch vụ hoàn thiện sổ sách kế toán của Song Anh để được tư vấn theo tình trạng hồ sơ thực tế.
Vì sao doanh nghiệp nên rà soát sổ sách trước cuối năm?
Sổ sách kế toán được hình thành từ nhiều loại chứng từ và nghiệp vụ phát sinh trong suốt năm tài chính. Nếu không được kiểm tra định kỳ, một số vấn đề có thể chỉ được phát hiện khi doanh nghiệp chuẩn bị lập báo cáo tài chính.
Rà soát sổ sách trước cuối năm giúp doanh nghiệp:
- Kiểm tra các hóa đơn, chứng từ đã được tập hợp đầy đủ hay chưa.
- Đối chiếu số liệu giữa sổ sách, ngân hàng và báo cáo thuế.
- Xác định các khoản công nợ còn chênh lệch.
- Kiểm tra hồ sơ tiền lương và các khoản liên quan đến người lao động.
- Phát hiện những nghiệp vụ chưa được ghi nhận hoặc ghi nhận chưa thống nhất.
- Chủ động bổ sung hồ sơ còn thiếu theo đúng tình hình thực tế.
- Hạn chế việc dồn quá nhiều công việc vào thời điểm lập báo cáo tài chính.
Rà soát sổ sách không có nghĩa là doanh nghiệp phải tự điều chỉnh mọi số liệu ngay lập tức. Trước hết, doanh nghiệp cần xác định khoản mục nào đang thiếu hoặc chưa khớp, sau đó đối chiếu với chứng từ và trao đổi với người phụ trách kế toán.
Checklist rà soát sổ sách kế toán cuối năm
1. Kiểm tra hóa đơn đầu ra và doanh thu
Doanh nghiệp cần kiểm tra:
Các hóa đơn bán hàng đã phát hành trong năm.
Doanh thu trên hóa đơn có khớp với sổ sách hay không.
Hóa đơn đã lập nhưng chưa ghi nhận vào sổ sách.
Hóa đơn điều chỉnh, thay thế hoặc hủy.
Doanh thu trên phần mềm bán hàng, hợp đồng hoặc biên bản bàn giao nếu có.
Các khoản khách hàng đã thanh toán nhưng chưa được đối chiếu.
Mục đích của bước này là bảo đảm doanh thu được theo dõi nhất quán giữa hóa đơn, chứng từ và sổ sách kế toán.
2. Kiểm tra hóa đơn đầu vào và chứng từ chi phí
Doanh nghiệp nên tập hợp và kiểm tra các hồ sơ liên quan đến chi phí như:
- Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ.
- Hợp đồng kinh tế.
- Biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu.
- Phiếu nhập kho, xuất kho nếu có.
- Chứng từ thanh toán.
- Hồ sơ chứng minh mục đích sử dụng của khoản chi.
Một khoản chi có thể đã phát sinh trên thực tế nhưng vẫn cần được kiểm tra về chứng từ và cách ghi nhận. Doanh nghiệp không nên tự bổ sung hoặc hợp thức hóa hồ sơ nếu không có giao dịch thực tế.
3. Đối chiếu tài khoản ngân hàng và tiền mặt
Doanh nghiệp cần đối chiếu:
- Sao kê tài khoản ngân hàng với sổ tiền gửi.
- Các khoản tiền chuyển vào, chuyển ra chưa được ghi nhận.
- Phí ngân hàng và lãi tiền gửi nếu có.
- Số dư tiền mặt trên sổ với tình hình thực tế.
- Các khoản tạm ứng chưa hoàn ứng.
- Khoản chi cá nhân hoặc khoản chi chưa xác định rõ nội dung.
Đây là bước quan trọng vì số liệu ngân hàng thường được sử dụng để kiểm tra các khoản thu, chi và công nợ của doanh nghiệp.
4. Kiểm tra công nợ phải thu và phải trả
Doanh nghiệp nên lập danh sách để đối chiếu:
- Khách hàng còn nợ doanh nghiệp.
- Nhà cung cấp doanh nghiệp còn phải thanh toán.
- Các khoản đã thanh toán nhưng chưa cập nhật.
- Khoản tạm ứng hoặc đặt cọc.
- Công nợ đã tồn tại lâu nhưng chưa có kế hoạch xử lý.
- Số liệu công nợ trên sổ sách với biên bản đối chiếu hoặc xác nhận từ đối tác.
Việc theo dõi công nợ rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền và phát hiện những khoản chênh lệch trước khi lập báo cáo tài chính.
5. Kiểm tra tiền lương và hồ sơ người lao động
Nếu doanh nghiệp có nhân viên, cần rà soát:
- Bảng chấm công và bảng lương.
- Hợp đồng lao động.
- Hồ sơ đăng ký người lao động.
- Các khoản phụ cấp, thưởng và khấu trừ.
- Chứng từ thanh toán lương.
- Hồ sơ bảo hiểm xã hội nếu có.
- Số liệu liên quan đến thuế thu nhập cá nhân.
Hồ sơ tiền lương nên được kiểm tra cùng với bảng lương, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan để bảo đảm số liệu được theo dõi thống nhất.
6. Kiểm tra hàng tồn kho, tài sản và chi phí phân bổ
Tùy theo ngành nghề, doanh nghiệp cần xem xét thêm:
- Số lượng hàng tồn kho cuối kỳ.
- Hàng đã mua nhưng chưa nhập kho.
- Hàng đã xuất nhưng chưa ghi nhận.
- Tài sản cố định đang sử dụng.
- Công cụ dụng cụ.
- Chi phí trả trước.
- Số liệu giá vốn hoặc giá thành nếu doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, xây dựng hoặc dịch vụ đặc thù.
Không phải doanh nghiệp nào cũng phát sinh đầy đủ các khoản mục trên. Doanh nghiệp chỉ cần kiểm tra những nội dung phù hợp với hoạt động thực tế của mình.
7. Đối chiếu báo cáo thuế và sổ sách kế toán
Cuối cùng, doanh nghiệp nên đối chiếu số liệu giữa:
- Tờ khai thuế đã nộp.
- Hóa đơn đầu vào và đầu ra.
- Sổ sách kế toán.
- Số dư tài khoản kế toán.
- Báo cáo tài chính của năm trước.
- Các hồ sơ điều chỉnh, bổ sung nếu đã thực hiện.
Nếu phát hiện số liệu chưa khớp, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân trước khi điều chỉnh. Không nên chỉ sửa số trên sổ sách để làm cho các báo cáo khớp nhau khi chưa kiểm tra chứng từ gốc.
Những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp nên rà soát sổ sách sớm
Doanh nghiệp nên cân nhắc kiểm tra sổ sách sớm nếu đang gặp một trong các tình trạng sau:
- Chứng từ kế toán đang được lưu trữ rời rạc.
- Doanh nghiệp thay đổi nhân sự kế toán.
- Sổ sách đã được lập nhưng chưa được đối chiếu với ngân hàng.
- Doanh thu trên sổ sách không khớp với hóa đơn hoặc phần mềm bán hàng.
- Công nợ tồn đọng lâu nhưng chưa được xác nhận.
- Một số khoản chi chưa có đủ hồ sơ đi kèm.
- Doanh nghiệp chưa hoàn thiện sổ sách của các kỳ trước.
- Đang chuẩn bị lập báo cáo tài chính hoặc giải trình số liệu.
- Chủ doanh nghiệp chưa nắm được tình hình doanh thu, chi phí và công nợ.
Trong những trường hợp này, việc kiểm tra sớm giúp doanh nghiệp có thêm thời gian xác định vấn đề và chuẩn bị hồ sơ phù hợp.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi rà soát sổ sách?
Tùy tình trạng hồ sơ, doanh nghiệp có thể chuẩn bị:
- Hóa đơn đầu vào và đầu ra.
- Sao kê tài khoản ngân hàng.
- Bảng lương và hồ sơ người lao động.
- Hợp đồng, biên bản nghiệm thu hoặc giao nhận.
- Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho và xuất kho.
- Sổ sách kế toán hiện có.
- Tờ khai thuế đã nộp.
- Báo cáo tài chính của năm trước.
- Thông tin hàng tồn kho, tài sản và công cụ dụng cụ nếu có.
Doanh nghiệp không nhất thiết phải có đầy đủ mọi loại hồ sơ trước khi trao đổi. Khi tiếp nhận thông tin ban đầu, đơn vị tư vấn có thể giúp xác định những tài liệu cần bổ sung theo từng trường hợp.
Quy trình rà soát và hoàn thiện sổ sách tại Song Anh
Tùy theo phạm vi công việc được thống nhất, quy trình có thể gồm các bước:
B1:Tiếp nhận thông tin và hồ sơ
Song Anh trao đổi về ngành nghề, tình hình hoạt động và những vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải.
B2:Kiểm tra chứng từ và số liệu
Hồ sơ được rà soát, phân loại và đối chiếu theo từng nhóm nghiệp vụ.
B3:Xác định khoản mục còn thiếu hoặc chênh lệch
Doanh nghiệp được thông tin về những nội dung cần bổ sung, giải thích hoặc xử lý tiếp.
B4:Thống nhất phương án thực hiện
Phạm vi công việc, thời gian và chi phí được trao đổi dựa trên tình trạng hồ sơ thực tế.
B5:Hoàn thiện và bàn giao
Sau khi chốt số liệu, hồ sơ và sổ sách được hoàn thiện, xuất file hoặc in ấn theo phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận.
Bạn có thể xem thêm thông tin tại trang dịch vụ tư vấn kế toán báo cáo thuế trọn gói của Kế toán Song Anh.
Rà soát sổ sách có phải là lập lại toàn bộ sổ sách không?
Không phải trường hợp nào cũng cần lập lại toàn bộ sổ sách. Phạm vi xử lý phụ thuộc vào:
- Mức độ đầy đủ của chứng từ.
- Số lượng nghiệp vụ phát sinh.
- Thời gian cần rà soát.
- Ngành nghề hoạt động.
- Tình trạng sổ sách hiện có.
- Những chênh lệch giữa hóa đơn, báo cáo thuế và sổ kế toán.
Có trường hợp chỉ cần bổ sung chứng từ và điều chỉnh một số khoản mục. Cũng có trường hợp phải rà soát lại nhiều kỳ trước khi có thể hoàn thiện hồ sơ. Vì vậy, doanh nghiệp nên cung cấp thông tin thực tế để được tư vấn đúng phạm vi.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp không phát sinh hóa đơn có cần rà soát sổ sách không?
Có thể vẫn cần. Doanh nghiệp không phát sinh hóa đơn vẫn có thể có các khoản chi phí, giao dịch ngân hàng, tiền lương hoặc nghĩa vụ kê khai cần theo dõi. Phạm vi rà soát sẽ phụ thuộc vào tình hình thực tế.
Có thể tự kiểm tra sổ sách tại doanh nghiệp không?
Doanh nghiệp có thể tự kiểm tra những nội dung cơ bản như hóa đơn, ngân hàng, công nợ và tiền lương. Tuy nhiên, nếu số liệu giữa các báo cáo không khớp hoặc hồ sơ đã tồn đọng nhiều kỳ, nên trao đổi với người có chuyên môn trước khi điều chỉnh.
Khi phát hiện thiếu chứng từ, doanh nghiệp nên làm gì?
Doanh nghiệp cần xác định nghiệp vụ phát sinh, kiểm tra lại hồ sơ liên quan và trao đổi với kế toán hoặc đơn vị tư vấn. Không nên tự tạo chứng từ hoặc thay đổi nội dung giao dịch không đúng với thực tế.
Bao lâu nên rà soát sổ sách một lần?
Doanh nghiệp nên theo dõi thường xuyên theo tháng hoặc quý. Ngoài ra, cần thực hiện một đợt rà soát tổng thể trước khi lập báo cáo tài chính cuối năm.
Kết luận
Rà soát sổ sách kế toán cuối năm giúp doanh nghiệp kiểm tra lại tình trạng hóa đơn, chứng từ, công nợ, ngân hàng, tiền lương và các khoản mục liên quan trước khi lập báo cáo tài chính. Việc chuẩn bị sớm giúp doanh nghiệp có thời gian xử lý những nội dung còn thiếu hoặc chưa thống nhất thay vì chờ đến sát thời hạn mới bắt đầu kiểm tra.
Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ kiểm tra hoặc hoàn thiện sổ sách, có thể liên hệ Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn thuế Song Anh để trao đổi tình trạng hồ sơ và phạm vi công việc phù hợp.
Hotline: 0908 938 211 – 028 62999 577
Website: ketoansonganh.vn
Hotline: 0908.938.211
