Khi quyết định mở rộng doanh nghiệp hoặc khởi nghiệp, một trong những quyết định quan trọng là lựa chọn nơi đặt trụ sở công ty. Chi phí thuê văn phòng là một trong những khoản chi phí lớn mà hầu hết các doanh nghiệp phải chi trả hàng tháng. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ các loại chi phí này và cách tối ưu để tiết kiệm. Hãy cùng Song Anh tìm hiểu chi tiết về các loại chi phí thuê văn phòng và những yếu tố cần lưu ý khi thuê để giảm thiểu chi phí trong bài viết dưới đây.
Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí thuê văn phòng
Trước khi đi vào chi tiết các loại chi phí thuê văn phòng, chúng ta cần phải hiểu rõ những yếu tố nào ảnh hưởng đến mức chi phí này. Dưới đây là các yếu tố chính:
- Vị trí của văn phòng: Vị trí là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất quyết định đến giá thuê văn phòng. Văn phòng nằm tại trung tâm thành phố hoặc khu vực có giao thông thuận lợi sẽ có chi phí cao hơn rất nhiều so với văn phòng ở vùng ngoại ô.
- Diện tích văn phòng: Diện tích càng lớn, chi phí thuê càng cao. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải cân nhắc nhu cầu sử dụng thực tế để tránh lãng phí diện tích không cần thiết.
- Cơ sở vật chất và tiện ích: Các văn phòng được trang bị đầy đủ tiện nghi, dịch vụ như bảo vệ 24/7, internet tốc độ cao, dịch vụ vệ sinh, thang máy… thường có giá thuê cao hơn.
- Thời gian thuê: Thời gian thuê dài hạn sẽ giúp doanh nghiệp có mức giá thuê ưu đãi hơn so với việc thuê ngắn hạn. Tuy nhiên, cũng cần tính toán kỹ lưỡng trước khi quyết định ký hợp đồng dài hạn.
Xem thêm: Điều kiện thành lập doanh nghiệp, công ty là gì – Cập nhật mới nhất
Các loại chi phí thuê văn phòng cần biết
- Tiền Thuê Văn Phòng: Đây là khoản chi phí cố định hàng tháng doanh nghiệp phải trả cho chủ tòa nhà. Tiền thuê văn phòng thường được tính theo diện tích (m2) và có thể thanh toán theo quý hoặc năm tùy vào hợp đồng thỏa thuận.
- Phí Dịch Vụ: Các phí dịch vụ này bao gồm các khoản chi phí cho các tiện ích chung của tòa nhà như lễ tân, bảo vệ, vệ sinh, chiếu sáng, điều hòa, thang máy, và các dịch vụ khác. Một số chi phí như điện trong diện tích thuê hoặc bãi đỗ xe có thể không bao gồm trong phí dịch vụ.
- Thuế VAT: Thuế giá trị gia tăng (VAT) đối với dịch vụ cho thuê văn phòng là 10%. Mức thuế này sẽ được tính trên giá trị của hợp đồng thuê.
- Tiền Điện Điều Hòa: Nếu tòa nhà không bao gồm tiền điện điều hòa trong phí dịch vụ, doanh nghiệp sẽ phải trả riêng theo đồng hồ, với mức phí khoảng 1-1,5 USD/m2/tháng tùy thuộc vào mức độ sử dụng.
- Tiền Điện Tiêu Thụ: Các khoản chi phí khác liên quan đến việc sử dụng điện cho các thiết bị trong văn phòng (máy tính, đèn chiếu sáng, thiết bị điện tử, v.v.) sẽ được thanh toán theo mức độ sử dụng thực tế.
- Phí Đỗ Ô Tô, Xe Máy: Một số tòa nhà có thể miễn phí chỗ đỗ xe hoặc tính phí tùy theo diện tích thuê. Đây là khoản chi phí cần thỏa thuận khi ký hợp đồng.
- Phí Làm Ngoài Giờ: Các chi phí phát sinh khi doanh nghiệp làm việc ngoài giờ hành chính, như tiền điện cho thang máy, khu vực công cộng, hệ thống điều hòa, v.v. Phí ngoài giờ có thể tính theo diện tích thuê, theo văn phòng, hoặc theo từng thiết bị.
- Phí Dịch Vụ Trong Thời Gian Thi Công Nội Thất: Trong thời gian thi công nội thất, các chủ tòa nhà sẽ miễn phí tiền thuê nhưng vẫn thu phí dịch vụ, mức phí dao động từ 1-7 USD/m2/tháng tùy theo hạng tòa nhà.
- Chi Phí Hoàn Trả Mặt Bằng: Khi kết thúc hợp đồng, doanh nghiệp cần hoàn trả lại mặt bằng như ban đầu, trừ hao mòn hợp lý. Chi phí phát sinh từ việc dọn dẹp, phá dỡ hoặc thay đổi cấu trúc mặt bằng sẽ do bên thuê chịu.
- Xác Định Diện Tích Phải Trả Tiền: Diện tích thuê được tính theo nhiều phương pháp đo khác nhau, như đo thông thủy, theo tim tường hoặc theo mép ngoài của tường. Một số tòa nhà có thể tính diện tích cột vào tổng diện tích phải trả.
- Ảnh Hưởng Của Việc Điều Chỉnh Tỷ Giá: Nhiều tòa nhà cho thuê văn phòng ở Hà Nội chào giá bằng USD và có thể điều chỉnh tiền thuê và phí dịch vụ theo tỷ giá USD/VNĐ vào mỗi kỳ thanh toán.
- Điều Chỉnh Đơn Giá Thuê: Trong các hợp đồng thuê dài hạn, chủ tòa nhà có thể điều chỉnh giá thuê sau một thời gian nhất định (thường là 2-3 năm), tùy thuộc vào biến động của thị trường.
- Chi Phí Bảo Hiểm Thuê Văn Phòng: Bảo hiểm văn phòng giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản khỏi những rủi ro không lường trước như hỏa hoạn, thiệt hại tài sản, hoặc gián đoạn kinh doanh. Các loại bảo hiểm có thể bao gồm bảo hiểm tài sản, bảo hiểm trách nhiệm người thuê, bảo hiểm gián đoạn kinh doanh, v.v.
Chi phí thuê văn phòng của công ty hạch toán như thế nào?
Việc hạch toán chi phí thuê văn phòng cho công ty là rất quan trọng trong việc xác định đúng mức chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả và tránh tình trạng kê khai sai lệch trong báo cáo tài chính. Dưới đây là các bước cơ bản để hạch toán chi phí thuê văn phòng:
- Hạch toán theo khoản chi phí cố định: Mỗi tháng, công ty cần phải hạch toán chi phí thuê văn phòng vào tài khoản chi phí hoạt động. Đây là khoản chi phí cố định mà công ty phải trả cho việc sử dụng không gian làm việc.
- Hạch toán chi phí dịch vụ đi kèm: Các chi phí dịch vụ như điện, nước, vệ sinh cũng cần phải hạch toán vào các tài khoản chi phí tương ứng.
- Chi phí khấu hao tài sản thuê: Nếu văn phòng thuê có các tài sản cố định như máy móc, thiết bị, thì chi phí khấu hao của những tài sản này cũng cần được hạch toán đúng theo quy định.
- Hạch toán chi phí thuê văn phòng vào đâu?: Các khoản chi phí thuê văn phòng sẽ được hạch toán vào tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp, trong đó có các khoản chi phí liên quan đến hoạt động văn phòng như thuê mặt bằng, bảo trì, vệ sinh, và các dịch vụ khác.
Xem thêm: Dịch vụ thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài
Những lưu ý khi tính toán chi phí thuê văn phòng hợp lý
Khi thuê văn phòng, các doanh nghiệp cần phải chú ý đến một số yếu tố sau để đảm bảo rằng họ đang chi tiêu một cách hợp lý:
- Lựa chọn hợp đồng thuê linh hoạt: Hãy lựa chọn các hợp đồng thuê có điều khoản linh hoạt để dễ dàng điều chỉnh nếu nhu cầu thay đổi.
- Đàm phán giá thuê: Trước khi ký hợp đồng, bạn nên đàm phán với chủ nhà về mức giá thuê và các điều khoản thanh toán để có thể tiết kiệm chi phí.
- Tính toán chi phí phát sinh: Ngoài chi phí thuê văn phòng, bạn cũng cần phải tính toán các chi phí phát sinh khác như chi phí sửa chữa, bảo trì, hay dịch vụ tiện ích.
Kết luận
Tính toán chính xác chi phí thuê văn phòng và hiểu rõ các loại chi phí có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản lớn trong hoạt động kinh doanh. Việc lựa chọn một văn phòng có chi phí hợp lý và phù hợp với nhu cầu là rất quan trọng để đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty.
Hy vọng rằng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để có thể lựa chọn được văn phòng và quản lý chi phí thuê một cách hiệu quả.
Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về các vấn đề liên quan đến chi phí thuê văn phòng hoặc các dịch vụ kế toán, đừng ngần ngại liên hệ với Kế Toán Song Anh. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề kế toán, thuế và quản lý tài chính.
Liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 0908 938 211 – 028 62999 577 để nhận tư vấn miễn phí!
Hotline: 0908.938.211
