Hướng dẫn đăng ký định danh điện tử doanh nghiệp trước 01/7/2025

Định danh điện tử doanh nghiệp là một bước quan trọng trong quá trình chuyển đổi số quốc gia, giúp các doanh nghiệp tại Việt Nam thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến một cách thuận tiện và an toàn. Theo quy định tại Nghị định 69/2024/NĐ-CP, từ ngày 1/7/2025, tất cả doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng tài khoản định danh điện tử thông qua ứng dụng VNeID để truy cập và thực hiện các thủ tục hành chính trên Cổng dịch vụ công quốc gia cũng như các hệ thống thông tin hành chính cấp bộ, cấp tỉnh. Cùng Kế Toán Song Anh tìm hiểu các thông tin quan trọng về việc định danh điện tử doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.

Định danh điện tử doanh nghiệp là gì?

Định danh điện tử doanh nghiệp là việc xác lập danh tính số cho doanh nghiệp trong môi trường điện tử, thông qua việc cấp mã định danh và tài khoản định danh điện tử. Điều này giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch, thủ tục hành chính trực tuyến một cách nhanh chóng, chính xác và bảo mật.

Xem thêm: Dịch vụ quyết toán thuế uy tín, chuyên nghiệp 

Tại sao doanh nghiệp cần định danh điện tử doanh nghiệp trước 01/7/2025?

Việc thực hiện định danh điện tử doanh nghiệp không còn là sự lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật. Cụ thể, theo khoản 4 Điều 40 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, từ ngày 01/7/2025, tất cả các tài khoản truy cập hệ thống hành chính công hiện tại sẽ hết hiệu lực, thay vào đó, doanh nghiệp buộc phải sử dụng tài khoản định danh điện tử được cấp thông qua ứng dụng VNeID.

Tuân thủ đúng quy định pháp luật

Đây là lý do quan trọng hàng đầu khiến doanh nghiệp cần sớm hoàn tất định danh điện tử. Kể từ 01/7/2025, nếu chưa thực hiện thủ tục này, doanh nghiệp sẽ:

• Không thể truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia.
• Không thực hiện được các thủ tục hành chính điện tử như nộp hồ sơ, ký số, tra cứu thông tin…
• Đối mặt với nguy cơ gián đoạn công việc do không còn giá trị sử dụng tài khoản hành chính cũ.

Điều này giúp xác thực danh tính pháp lý trong môi trường số, tạo điều kiện để giao tiếp với cơ quan nhà nước diễn ra nhanh chóng, chính xác và an toàn.

Tránh gián đoạn hoạt động doanh nghiệp

Doanh nghiệp ngày nay phụ thuộc nhiều vào nền tảng số để:

• Kê khai thuế, bảo hiểm xã hội, thủ tục lao động.
• Đăng ký kinh doanh, giấy phép, đầu tư…
• Ký văn bản, hợp đồng với đối tác hoặc cơ quan chức năng.

Việc không có tài khoản định danh điện tử thì doanh nghiệp sẽ khiến các hoạt động trên bị trì hoãn hoặc không thể thực hiện. Đặc biệt với doanh nghiệp vừa và nhỏ, bất kỳ sự chậm trễ nào cũng có thể gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ và doanh thu.

Hòa nhập vào tiến trình chuyển đổi số

Định danh doanh nghiệp là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp tham gia vào quá trình chuyển đổi số quốc gia. Khi có tài khoản định danh, doanh nghiệp có thể:

• Ký số nhanh, an toàn và hợp pháp.
• Giao dịch với các cơ quan nhà nước mà không cần hồ sơ giấy.
• Tận dụng tối đa các tiện ích của nền hành chính công hiện đại.

Việc chủ động thực hiện định danh cũng là cách để doanh nghiệp khẳng định sự chuyên nghiệp và năng lực thích ứng với môi trường số đang thay đổi từng ngày.

Miễn phí và dễ thực hiện

Hiện nay, doanh nghiệp có thể đăng ký định danh điện tử doanh nghiệp thông qua:

• Ứng dụng VNeID.
• Cơ quan công an cấp căn cước công dân hoặc Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử.

Thủ tục đăng ký hoàn toàn miễn phí, không yêu cầu nhiều hồ sơ phức tạp. Tuy nhiên, càng gần mốc thời gian 01/7/2025, số lượng doanh nghiệp đăng ký sẽ càng tăng, dễ dẫn đến tình trạng quá tải. Vì vậy, các doanh nghiệp nên chủ động thực hiện sớm.

Hướng dẫn thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp

Từ ngày 01/7/2025, doanh nghiệp bắt buộc phải có tài khoản định danh điện tử doanh nghiệp để thực hiện các thủ tục hành chính trên cổng dịch vụ công. Để đáp ứng yêu cầu này, doanh nghiệp có thể đăng ký định danh theo hai cách đơn giản dưới đây:

Đăng ký trực tuyến qua ứng dụng VNeID

Doanh nghiệp có thể thực hiện định danh nhanh chóng bằng cách sử dụng ứng dụng VNeID – nền tảng do Bộ Công an phát triển.

Các bước thực hiện:

• Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền sử dụng tài khoản định danh điện tử mức độ 2 để đăng nhập vào ứng dụng VNeID.
• Tại giao diện ứng dụng, chọn mục dành cho doanh nghiệp và cung cấp đầy đủ thông tin theo hướng dẫn.
• Gửi yêu cầu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp.
• Nếu doanh nghiệp có nhiều người đại diện pháp luật, cần có sự đồng ý của tất cả các đại diện khác.
• Sau khi được xác minh, tài khoản  doanh nghiệp được định danh sẽ được cấp qua ứng dụng.

Đăng ký trực tiếp tại cơ quan quản lý

Nếu không thuận tiện sử dụng hình thức online, doanh nghiệp có thể lựa chọn đăng ký định danh trực tiếp.

Thủ tục thực hiện:

• Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền kê khai Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử dùng cho cơ quan, tổ chức theo Mẫu TK02 ban hành kèm theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP.
• Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết (giấy đăng ký kinh doanh, CMND/CCCD, giấy ủy quyền nếu có).
• Nộp hồ sơ tại:
  • Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử – Bộ Công an; hoặc
  • Cơ quan quản lý căn cước công dân cấp tỉnh, nơi doanh nghiệp thấy thuận tiện nhất.

Lưu ý quan trọng:

• Thời hạn cuối cùng để hoàn tất định danh là ngày 01/7/2025.
• Sau thời điểm này, doanh nghiệp không thể sử dụng tài khoản hành chính công cũ.
• Việc đăng ký hoàn toàn miễn phí, nhưng nên thực hiện sớm để tránh tình trạng quá tải.
• Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp tài khoản định danh điện tử trong thời gian không quá 7 ngày làm việc.

Xem thêm: Báo giá dịch vụ khai thuế ban đầu đảm bảo uy tín, chính xác 

Kết luận

Định danh điện tử doanh nghiệp không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa và số hóa hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp cần chủ động thực hiện định danh điện tử trước ngày 1/7/2025 để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn và tận dụng tối đa các tiện ích mà hệ thống hành chính điện tử mang lại.