Lộ trình triển khai máy tính tiền bắt buộc toàn quốc: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Máy tính tiền và phần mềm quản lý bán hàng không còn là công cụ xa lạ đối với các hộ kinh doanh và doanh nghiệp bán lẻ. Tuy nhiên, trong thời gian tới, việc triển khai máy tính tiền bắt buộc trên toàn quốc sẽ trở thành một chính sách mang tính bắt buộc, nằm trong lộ trình hiện đại hóa hệ thống thuế và quản lý kinh doanh của Chính phủ. Vậy lộ trình triển khai máy tính tiền bắt buộc toàn quốc sẽ diễn ra ra sao? Đối tượng áp dụng là ai? Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì để không bị phạt? Hãy cùng Kế Toán Song Anh tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Vì sao máy tính tiền sẽ trở thành bắt buộc?

Việc sử dụng máy tính tiền, kết hợp phần mềm quản lý và kết nối với cơ quan thuế mang lại nhiều lợi ích:

• Minh bạch trong hoạt động kinh doanh
• Chống thất thu thuế, hạn chế hóa đơn giả
• Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước
• Giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh quản lý doanh thu, tồn kho, chi phí hiệu quả hơn

Chính vì vậy, từ năm 2024 – 2025, Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế đã lên kế hoạch triển khai đồng bộ máy tính tiền có kết nối dữ liệu tại các ngành nghề kinh doanh có sử dụng hóa đơn trực tiếp, như: bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, cà phê, siêu thị mini, spa, karaoke, vận tải, khách sạn…

Xem thêm: Cách xử lý lỗi máy tính tiền không gửi được hóa đơn 

Lộ trình triển khai máy tính tiền bắt buộc toàn quốc

Quy định về việc sử dụng máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế sẽ được áp dụng theo một lộ trình triển khai máy tính tiền rõ ràng, giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thời gian thích nghi, chuẩn bị đầy đủ về hạ tầng cũng như kiến thức vận hành.

Giai đoạn 1: Thí điểm (2022 – 2023)

Trong giai đoạn đầu của lộ trình triển khai máy tính tiền, Tổng cục Thuế lựa chọn 6 tỉnh, thành phố trọng điểm gồm: Hà Nội, TP.HCM, Quảng Ninh, Hải Phòng, Phú Thọ và Bình Định để thử nghiệm việc sử dụng máy tính tiền kết nối trực tiếp với hệ thống quản lý thuế.

Mục tiêu của giai đoạn này là:

• Kiểm nghiệm hiệu quả thực tế của việc sử dụng máy tính tiền kết nối cơ quan thuế;
• Đánh giá khả năng thích ứng của doanh nghiệp và hộ kinh doanh;
• Rút kinh nghiệm triển khai, hoàn thiện quy trình kỹ thuật, hỗ trợ và giám sát.

Các ngành ưu tiên triển khai trong giai đoạn này bao gồm: nhà hàng – ăn uống, siêu thị mini, cửa hàng tiện lợi, quán cà phê, karaoke, khách sạn nhỏ và một số dịch vụ có giao dịch trực tiếp tại quầy.

Giai đoạn 2: Mở rộng (2024)

Sau khi hoàn thành giai đoạn thí điểm, lộ trình triển khai máy tính tiền tiếp tục mở rộng ra các tỉnh, thành phố khác như Đà Nẵng, Cần Thơ, Đồng Nai, Bình Dương và nhiều địa phương khác.

Trong giai đoạn này, số lượng hộ kinh doanh và doanh nghiệp áp dụng sẽ tăng mạnh, không chỉ tập trung vào lĩnh vực ăn uống và bán lẻ, mà còn lan rộng sang các ngành dịch vụ có hoạt động thanh toán trực tiếp thường xuyên.

Cơ quan thuế sẽ:

• Tăng cường tuyên truyền, phổ biến quy định và hướng dẫn cài đặt máy tính tiền;
• Hỗ trợ kỹ thuật và phần mềm giúp doanh nghiệp kết nối dữ liệu hóa đơn đúng chuẩn;
• Đưa ra lộ trình cụ thể cho từng nhóm ngành tại mỗi địa phương.

Giai đoạn này đóng vai trò là bước đệm, chuẩn bị về hạ tầng kỹ thuật, nhận thức và hành vi sử dụng công nghệ mới cho giai đoạn áp dụng bắt buộc trên toàn quốc.

Giai đoạn 3: Bắt buộc toàn quốc (từ 2025)

Đây là giai đoạn quan trọng nhất của lộ trình triển khai máy tính tiền, khi mà việc sử dụng máy tính tiền có kết nối dữ liệu trở thành bắt buộc đối với toàn bộ doanh nghiệp và hộ kinh doanh thuộc diện áp dụng.

Cụ thể:

• Tất cả các cơ sở kinh doanh có giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đều phải sử dụng máy tính tiền hoặc phần mềm quản lý bán hàng tích hợp chức năng in hóa đơn và kết nối dữ liệu với hệ thống quản lý thuế.
• Không thực hiện đúng sẽ bị xử phạt hành chính, thậm chí có thể bị truy thu thuế nếu phát hiện doanh thu không minh bạch.

Giai đoạn này đòi hỏi các doanh nghiệp, hộ kinh doanh không chỉ có máy móc thiết bị phù hợp, mà còn đào tạo nhân sự, cập nhật quy trình vận hành, đồng thời duy trì việc kê khai – xuất hóa đơn – báo cáo doanh thu theo chuẩn kỹ thuật mới.

Những ai bắt buộc phải sử dụng máy tính tiền?

Theo quy định của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế, trong lộ trình triển khai máy tính tiền, các đối tượng bắt buộc sử dụng máy tính tiền có kết nối dữ liệu gồm:

Doanh nghiệp và hộ kinh doanh có quy mô lớn

• Doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực như bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, quán cà phê, siêu thị, cửa hàng tiện lợi, karaoke, dịch vụ làm đẹp, spa, tiệm vàng…
• Hộ kinh doanh cá thể có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên, đặc biệt những hộ có giao dịch trực tiếp với khách hàng thường xuyên.

Các ngành nghề có giao dịch trực tiếp với khách hàng

• Đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ có giao dịch tại quầy hoặc trực tiếp với người tiêu dùng cuối cùng đều phải sử dụng máy tính tiền để ghi nhận doanh thu và kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
• Các ngành như ăn uống, bán lẻ, vận tải hành khách, du lịch, chăm sóc sức khỏe, sửa chữa… đều thuộc diện bắt buộc.

Các tổ chức kinh doanh vẫn dùng hóa đơn giấy truyền thống

Các doanh nghiệp và hộ kinh doanh vẫn đang sử dụng hóa đơn giấy hoặc phần mềm không kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế cần chuyển đổi theo đúng lộ trình triển khai máy tính tiền để tuân thủ quy định và nâng cao hiệu quả quản lý.

Việc bắt buộc sử dụng máy tính tiền giúp tăng cường tính minh bạch, giảm thiểu rủi ro sai sót và gian lận trong kinh doanh. Do đó, các đối tượng này cần chủ động chuẩn bị và thực hiện theo đúng lộ trình triển khai máy tính tiền do cơ quan thuế ban hành.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì?

Để chủ động thích ứng với lộ trình triển khai máy tính tiền bắt buộc, doanh nghiệp nên:

• Đầu tư thiết bị máy tính tiền (máy POS) có phần mềm quản lý phù hợp ngành nghề
• Đăng ký kết nối dữ liệu hóa đơn với Tổng cục Thuế qua phần mềm có chứng nhận hợp lệ
• Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống bán hàng mới, đảm bảo cập nhật hóa đơn, doanh thu đúng chuẩn
• Cập nhật chính sách thuế điện tử, hóa đơn điện tử mới nhất để không bị xử phạt

Xem thêm: Báo giá dịch vụ kế toán (Báo cáo thuế) trọn gói 

Kết luận

Lộ trình triển khai máy tính tiền bắt buộc toàn quốc đang được đẩy mạnh nhằm hiện đại hóa hệ thống quản lý thuế và bán lẻ. Với mốc thời gian rõ ràng và yêu cầu cụ thể, các doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần sớm chuyển đổi để không bị động và đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định, đúng quy định. Đây cũng là cơ hội để các cơ sở nâng cao tính chuyên nghiệp, quản lý hiệu quả hơn và tăng năng lực cạnh tranh trên thị trường.