Trong hoạt động kinh doanh, việc xuất hoá đơn là một phần quan trọng để xác nhận giao dịch và là căn cứ để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế đối với nhà nước. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ về các nguyên tắc xuất hoá đơn sao cho đúng quy định của pháp luật. Việc nắm vững các nguyên tắc này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tránh được các sai sót và rủi ro pháp lý không mong muốn.
Bài viết dưới đây Song Anh sẽ giúp bạn hiểu rõ các nguyên tắc xuất hoá đơn mà doanh nghiệp cần thực hiện khi phát hành hóa đơn, từ đó tránh được các sai sót và phát sinh chi phí không cần thiết.
Nguyên tắc xuất hoá đơn là gì?
Nguyên tắc xuất hoá đơn là những quy định pháp lý và hướng dẫn cần thiết để đảm bảo hóa đơn được phát hành một cách chính xác, hợp pháp và đầy đủ. Các nguyên tắc này được quy định bởi cơ quan thuế và pháp luật Việt Nam để đảm bảo tính minh bạch, công bằng trong các giao dịch kinh doanh.
Khi tuân thủ các nguyên tắc này, doanh nghiệp sẽ đảm bảo việc xuất hoá đơn đúng quy trình, đồng thời bảo vệ quyền lợi của chính mình và tạo dựng lòng tin với khách hàng.
Các nguyên tắc xuất hoá đơn cần tuân thủ
Dưới đây là các nguyên tắc xuất hoá đơn mà doanh nghiệp cần lưu ý khi phát hành hoá đơn cho khách hàng.
Xuất hoá đơn phải đúng thời gian quy định
Một trong những nguyên tắc xuất hoá đơn đầu tiên là phải xuất hoá đơn đúng thời gian quy định. Thời điểm xuất hoá đơn có thể khác nhau tùy theo loại hình kinh doanh và thỏa thuận giữa các bên, nhưng cần phải tuân thủ đúng thời gian ghi trong hợp đồng hoặc quy định pháp luật.
- Đối với hàng hóa, dịch vụ đã hoàn thành: Hoá đơn phải được lập và phát hành ngay sau khi hàng hóa được giao hoặc dịch vụ được hoàn thành.
- Đối với dịch vụ dài hạn: Nếu dịch vụ có thời gian kéo dài, hoá đơn có thể được lập theo kỳ (hàng tháng, hàng quý).
Điều này giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế đúng thời gian, tránh trường hợp hoá đơn bị lập muộn hoặc không đầy đủ.
Xem thêm: Điều kiện thành lập doanh nghiệp, công ty là gì – Cập nhật mới nhất
Hoá đơn phải ghi đủ thông tin theo quy định của pháp luật
Nguyên tắc xuất hoá đơn thứ hai là hoá đơn phải ghi đầy đủ các thông tin cần thiết và chính xác. Một hoá đơn hợp pháp phải có các thông tin sau:
- Thông tin người bán: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản ngân hàng.
- Thông tin người mua: Tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế (nếu là doanh nghiệp).
- Thông tin hàng hóa/dịch vụ: Mô tả sản phẩm/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Thuế suất và số tiền thuế: Ghi rõ thuế suất GTGT áp dụng và số tiền thuế phải nộp.
- Số hoá đơn và ký hiệu hoá đơn: Mỗi hoá đơn phải có một số và ký hiệu duy nhất để dễ dàng kiểm soát và truy vết.
- Chữ ký và con dấu: Hoá đơn phải có chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu của doanh nghiệp (nếu là hóa đơn giấy).
Nếu thiếu sót bất kỳ thông tin nào trong các mục trên, hoá đơn sẽ không có giá trị pháp lý, gây khó khăn cho việc kê khai thuế và có thể bị xử phạt.
Hoá đơn phải được lập theo đúng mẫu và chuẩn hoá
Các hoá đơn được phát hành cần tuân thủ đúng mẫu quy định của cơ quan thuế. Trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải sử dụng hệ thống phần mềm xuất hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp phép.
Nguyên tắc xuất hoá đơn này yêu cầu doanh nghiệp cần có phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử hợp pháp để phát hành hóa đơn, giúp đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý không được tự ý thay đổi mẫu hóa đơn hoặc không sử dụng hóa đơn mà cơ quan thuế chưa cấp phép.
Hoá đơn phải có giá trị pháp lý
Theo quy định pháp luật, hoá đơn có giá trị pháp lý khi được lập và phát hành đúng quy định. Hoá đơn GTGT phải được lập và ký bởi người có thẩm quyền của doanh nghiệp, có con dấu doanh nghiệp (đối với hoá đơn giấy) và các thông tin phải chính xác tuyệt đối.
Một hoá đơn không có giá trị pháp lý có thể dẫn đến việc không được khấu trừ thuế đầu vào, hoặc thậm chí bị xử phạt hành chính do vi phạm các quy định về thuế.
Xem thêm: Báo giá dịch vụ kế toán báo cáo thuế trọn gói tại Song Anh
Lưu trữ hóa đơn đúng quy định
Các hoá đơn xuất ra cần phải được lưu trữ cẩn thận và đúng quy định. Theo quy định của pháp luật, các doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn ít nhất trong vòng 10 năm.
Việc lưu trữ hoá đơn không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu khi cần thiết mà còn là căn cứ để xác minh thông tin trong trường hợp có yêu cầu từ cơ quan thuế.
Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng hóa đơn được lưu trữ một cách có hệ thống, có thể là lưu trữ bằng bản giấy hoặc dưới dạng hóa đơn điện tử.
Đảm bảo hóa đơn không bị sai sót
Nguyên tắc xuất hoá đơn rất quan trọng là phải đảm bảo không có sai sót trong quá trình lập hóa đơn. Việc xuất hóa đơn sai thông tin có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng như bị phạt hành chính, không thể khấu trừ thuế hoặc phải phát hành lại hóa đơn điều chỉnh.
Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các thông tin trên hóa đơn trước khi phát hành, bao gồm tên, mã số thuế, số lượng, đơn giá, thuế suất, và thông tin người mua.
Các lỗi thường gặp khi xuất hoá đơn và cách khắc phục
Trong quá trình xuất hoá đơn, doanh nghiệp có thể gặp phải một số lỗi phổ biến như:
- Sai sót trong thông tin người bán và người mua: Nếu bạn ghi sai tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, có thể dẫn đến việc hoá đơn không có giá trị pháp lý. Để khắc phục, bạn cần kiểm tra thông tin của khách hàng và doanh nghiệp trước khi lập hoá đơn.
- Lập hóa đơn không đầy đủ thông tin: Nếu thiếu sót thông tin như thuế suất, đơn giá hoặc mô tả sản phẩm, hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ. Hãy đảm bảo điền đầy đủ các mục trong hóa đơn.
- Lập hóa đơn muộn: Việc lập hoá đơn không đúng thời gian quy định có thể dẫn đến việc kê khai thuế không chính xác. Cần xuất hóa đơn ngay sau khi giao dịch hoàn thành để tránh rủi ro.
Kết luận
Nguyên tắc xuất hoá đơn rất quan trọng trong việc đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tránh các sai sót về thuế. Việc nắm rõ và thực hiện đúng các nguyên tắc này không chỉ giúp doanh nghiệp phát hành hóa đơn hợp pháp mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý và tài chính trong kinh doanh.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc xuất hóa đơn hoặc có bất kỳ câu hỏi nào về kế toán, thuế, hãy liên hệ với Kế Toán Song Anh để được tư vấn và hỗ trợ chuyên sâu.
Hotline: 0908 938 211 – 028 62999 577
Hotline: 0908.938.211
