Trong thời đại công nghệ số hiện nay, hóa đơn điện tử đang dần trở thành một công cụ phổ biến, mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và người tiêu dùng. Một trong những tính năng nổi bật của hóa đơn điện tử là mã QR, giúp bạn dễ dàng tra cứu và xác minh tính hợp lệ của hóa đơn. Bài viết này Song Anh sẽ hướng dẫn bạn cách quét mã QR trên hóa đơn điện tử đơn giản, hợp lệ, đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật.
Mã QR trên hóa đơn điện tử là gì?
Trước khi tìm hiểu về cách quét mã QR trên hóa đơn điện tử, chúng ta cần hiểu mã QR là gì và tại sao nó lại quan trọng. Mã QR (Quick Response Code) là một loại mã vạch 2D có thể lưu trữ nhiều thông tin hơn so với mã vạch truyền thống. Trên hóa đơn điện tử, mã QR thường chứa thông tin liên quan đến giao dịch như số hóa đơn, ngày tháng, thông tin người bán, người mua, và các dữ liệu quan trọng khác.
Việc tích hợp mã QR trên hóa đơn điện tử giúp người tiêu dùng có thể nhanh chóng tra cứu và kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn thông qua các ứng dụng quét mã QR trên điện thoại di động hoặc các thiết bị hỗ trợ.
Tại sao cần quét mã QR trên hóa đơn điện tử?
Quét mã QR trên hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích đáng kể, bao gồm:
- Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn: Mã QR giúp bạn xác nhận xem hóa đơn có được phát hành hợp lệ từ hệ thống của cơ quan thuế hay không.
- Tiết kiệm thời gian: Bạn không cần phải ghi nhớ hoặc kiểm tra từng thông tin thủ công. Chỉ cần một lần quét mã QR, tất cả thông tin về hóa đơn sẽ hiện ra nhanh chóng.
- Chống gian lận: Việc tích hợp mã QR giúp giảm thiểu tình trạng làm giả hóa đơn, bảo vệ quyền lợi của cả người tiêu dùng và doanh nghiệp.
Cách quét mã QR trên hóa đơn điện tử đúng cách
Sử dụng ứng dụng quét mã QR trên điện thoại
Để quét mã QR trên hóa đơn điện tử, bạn có thể sử dụng các ứng dụng quét mã QR có sẵn trên điện thoại thông minh của mình. Đây là cách quét mã QR đơn giản và tiện lợi nhất. Dưới đây là các bước quét mã QR qua điện thoại:
- Tải ứng dụng quét mã QR: Trên điện thoại của bạn, bạn có thể tải một ứng dụng quét mã QR miễn phí từ cửa hàng ứng dụng, ví dụ như “QR Code Reader” hay “QR Scanner”.
- Mở ứng dụng quét mã QR: Sau khi cài đặt, mở ứng dụng quét mã QR và cho phép quyền truy cập camera.
- Chọn mã QR trên hóa đơn điện tử: Chọn vùng mã QR trên hóa đơn điện tử của bạn và quét mã bằng camera điện thoại.
- Xem kết quả quét mã: Sau khi quét mã, thông tin liên quan đến hóa đơn như số hóa đơn, ngày phát hành, mã số thuế, và các dữ liệu khác sẽ hiển thị trên màn hình của bạn.
Xem thêm: Kế toán dịch vụ là gì? Công ty tư vấn kế toán trọn gói tại TP.HCM
Quét mã QR bằng các phần mềm trên máy tính
Ngoài việc sử dụng điện thoại, bạn cũng có thể quét mã QR trên hóa đơn điện tử bằng phần mềm chuyên dụng trên máy tính. Đây là lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp lớn hoặc kế toán viên cần quản lý một số lượng lớn hóa đơn điện tử.
- Cài đặt phần mềm quét mã QR: Tải và cài đặt phần mềm quét mã QR trên máy tính của bạn.
- Mở hóa đơn điện tử trên máy tính: Tải hóa đơn điện tử cần kiểm tra lên máy tính hoặc mở email có chứa hóa đơn điện tử.
- Chọn mã QR và quét: Chọn mã QR trên hóa đơn và sử dụng phần mềm quét để lấy thông tin chi tiết về hóa đơn.
Quét mã QR qua website của cơ quan thuế
Một phương thức quét mã QR khác là sử dụng các dịch vụ trực tuyến do cơ quan thuế cung cấp. Các website này cho phép người dùng kiểm tra thông tin hóa đơn điện tử bằng cách nhập mã số thuế hoặc quét mã QR trực tiếp.
- Truy cập website của cơ quan thuế: Mở trang web của cơ quan thuế nơi đăng ký hóa đơn điện tử.
- Nhập mã số hoặc quét mã QR: Sử dụng tính năng quét mã QR trên trang web để lấy thông tin hóa đơn điện tử.
Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử qua mã QR
Sau khi quét mã QR, bạn sẽ nhận được thông tin chi tiết về hóa đơn, bao gồm:
- Số hóa đơn: Đây là mã định danh duy nhất của hóa đơn.
- Ngày phát hành: Thời gian phát hành hóa đơn.
- Mã số thuế của người bán: Đảm bảo rằng mã số thuế của người bán là hợp lệ.
- Thông tin người mua: Các thông tin như tên và mã số thuế của người mua cũng sẽ được hiển thị nếu có.
- Thông tin về giao dịch: Bạn có thể kiểm tra chi tiết về các sản phẩm/dịch vụ đã mua, số lượng, giá trị, và thuế VAT.
Nếu bất kỳ thông tin nào không hợp lệ hoặc không khớp, bạn nên liên hệ ngay với người bán hoặc cơ quan thuế để xác minh.
Xem thêm: Dịch vụ thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài
Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử và mã QR
Sử dụng hóa đơn điện tử có nhiều lợi ích, không chỉ cho người tiêu dùng mà còn cho doanh nghiệp. Một số lợi ích nổi bật bao gồm:
- Tiết kiệm chi phí: Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn giấy.
- Tiện lợi và nhanh chóng: Hóa đơn điện tử giúp người tiêu dùng và doanh nghiệp xử lý giao dịch nhanh chóng mà không cần phải đi đến nơi phát hành hóa đơn.
- Bảo mật cao: Hóa đơn điện tử với mã QR giúp giảm thiểu nguy cơ làm giả hóa đơn, bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng và doanh nghiệp.
Những lưu ý khi quét mã QR trên hóa đơn điện tử
- Chỉ quét mã QR từ các nguồn đáng tin cậy: Đảm bảo rằng bạn chỉ quét mã QR từ những hóa đơn điện tử được phát hành hợp pháp bởi cơ quan thuế hoặc các tổ chức uy tín.
- Cập nhật phần mềm quét mã QR: Để tránh những lỗi kỹ thuật, bạn cần thường xuyên cập nhật ứng dụng quét mã QR lên phiên bản mới nhất.
- Kiểm tra kỹ thông tin sau khi quét mã: Sau khi quét mã QR, nếu thông tin trên hóa đơn không khớp, hãy liên hệ ngay với người bán để xác minh.
Kết luận
Việc quét mã QR trên hóa đơn điện tử không chỉ giúp người tiêu dùng kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn mà còn mang lại nhiều lợi ích trong việc tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ cách quét mã QR trên hóa đơn điện tử đơn giản, hợp lệ và các bước cần thiết để sử dụng tính năng này một cách hiệu quả.
Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc dịch vụ kế toán chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với Kế Toán Song Anh để được tư vấn miễn phí. Chúng tôi cung cấp các dịch vụ đa dạng và toàn diện: Thành lập doanh nghiệp, Tư vấn thuế, quyết toán thuế, Kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính, nhân sự và lao động tiền lương.
Hotline: 0908 938 211 – 028 62999 577.
Hotline: 0908.938.211
