Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc lưu trữ hồ sơ, chứng từ và sổ sách kế toán bằng phương thức điện tử trở thành xu hướng tất yếu. Năm 2025 đánh dấu nhiều thay đổi quan trọng liên quan đến pháp lý và quản lý dữ liệu. Bài viết này kế toán Song Anh sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định lưu trữ sổ sách kế toán điện tử 2025, từ cơ sở pháp lý, cách thực hiện đến chi phí triển khai, nhằm giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ đúng luật vừa tối ưu hiệu quả quản trị.
Tổng quan về quy định lưu trữ sổ sách kế toán điện tử 2025
Việc lưu trữ sổ sách điện tử không chỉ là một lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với nhiều doanh nghiệp. Năm 2025, các quy định được cập nhật theo hướng siết chặt tính pháp lý và khuyến khích ứng dụng công nghệ mới.
Cơ sở pháp lý điều chỉnh lưu trữ sổ sách điện tử
Các văn bản luật về kế toán, nghị định hướng dẫn và thông tư của Bộ Tài chính chính là nền tảng pháp lý quan trọng. Chúng quy định rõ ràng việc doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống điện tử để ghi chép, lưu trữ sổ sách thay cho bản giấy, miễn là đảm bảo đầy đủ tính chính xác, toàn vẹn dữ liệu và có khả năng kiểm tra khi cơ quan chức năng yêu cầu. Những sửa đổi năm 2025 tập trung vào việc đồng bộ hóa với Luật Giao dịch điện tử mới, tạo hành lang pháp lý rõ ràng hơn.
Vai trò của lưu trữ kế toán điện tử trong quản trị doanh nghiệp
Sổ sách điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu trữ, tăng tính minh bạch và dễ dàng tra cứu dữ liệu. Thay vì kho chứa hồ sơ giấy tốn diện tích, doanh nghiệp chỉ cần hệ thống quản lý thông minh. Đặc biệt, khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán kiểm tra, dữ liệu điện tử có thể truy xuất nhanh chóng, giảm thời gian làm việc thủ công.
Quy định chi tiết về lưu trữ sổ sách kế toán điện tử 2025
Để tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp phải nắm vững các nguyên tắc, thời hạn cũng như chuẩn định dạng file khi lưu trữ.
Thời hạn lưu trữ và phạm vi tài liệu bắt buộc
Theo quy định lưu trữ sổ sách kế toán điện tử 2025, chứng từ kế toán phải được lưu giữ ít nhất 10 năm. Những hồ sơ liên quan đến tài sản cố định, hợp đồng dài hạn có thể kéo dài hơn. Không chỉ sổ cái, báo cáo tài chính mà cả chứng từ gốc điện tử cũng thuộc diện phải lưu trữ. Điều này nhằm đảm bảo khi cần đối chiếu, cơ quan chức năng có đủ bằng chứng pháp lý.
Định dạng file, chữ ký số và tính pháp lý khi lưu trữ
Các file kế toán điện tử phải ở định dạng chuẩn (PDF, XML hoặc định dạng chuyên dụng) và có gắn chữ ký số hợp lệ. Chữ ký số giúp xác minh nguồn gốc dữ liệu, tránh tình trạng chỉnh sửa sai lệch. Nếu chứng từ điện tử không có chữ ký số hoặc không được lưu trong định dạng chuẩn, chúng sẽ không có giá trị pháp lý.
Trách nhiệm của doanh nghiệp và kế toán trưởng
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm xây dựng quy trình lưu trữ, sao lưu định kỳ để bảo toàn dữ liệu. Kế toán trưởng là người trực tiếp giám sát, đảm bảo việc lưu trữ đúng quy định. Nếu có sai sót, trách nhiệm pháp lý sẽ thuộc về cả doanh nghiệp và cá nhân quản lý.
Xem thêm: Kinh nghiệm xác định vốn điều lệ tối thiểu cho công ty cổ phần
Phương thức và công cụ lưu trữ sổ sách điện tử
Hiện nay, doanh nghiệp có nhiều lựa chọn về phương thức lưu trữ. Mỗi hình thức đều có ưu nhược điểm riêng và cần cân nhắc tùy theo quy mô, ngân sách.
Lưu trữ trên hệ thống nội bộ (server, ổ cứng, NAS)
Đây là cách truyền thống, doanh nghiệp đầu tư máy chủ hoặc ổ cứng dung lượng lớn. Dữ liệu được quản lý trong nội bộ, giúp kiểm soát toàn diện. Tuy nhiên, chi phí bảo trì, bảo mật và rủi ro hỏng hóc thiết bị là điều cần tính đến.
Lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây
Giải pháp đám mây ngày càng phổ biến nhờ khả năng truy cập mọi lúc mọi nơi, dung lượng linh hoạt và bảo mật nhiều lớp. Nhà cung cấp dịch vụ sẽ chịu trách nhiệm lưu trữ, sao lưu và phục hồi dữ liệu. Đây là lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa muốn tiết kiệm chi phí hạ tầng.
So sánh ưu nhược điểm từng phương thức
- Nội bộ: Bảo mật cao, dữ liệu trong tầm kiểm soát, nhưng chi phí đầu tư lớn.
- Đám mây: Linh hoạt, tiện lợi, ít tốn công quản trị, nhưng phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ và kết nối internet.
Lợi ích và rủi ro khi lưu trữ sổ sách kế toán điện tử
Dù là xu hướng tất yếu, lưu trữ điện tử vẫn tồn tại những rủi ro nếu không triển khai đúng cách.
Lợi ích về quản trị, tiết kiệm và minh bạch
Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu kho, dễ dàng tra cứu dữ liệu và tăng hiệu quả quản lý. Ngoài ra, việc áp dụng lưu trữ điện tử giúp minh bạch thông tin, hỗ trợ việc kiểm toán, thanh tra nhanh chóng, giảm thiểu gian lận.
Các rủi ro tiềm ẩn và biện pháp hạn chế
Nguy cơ lớn nhất là mất dữ liệu do tấn công mạng hoặc lỗi hệ thống. Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm không đạt chuẩn có thể khiến chứng từ mất giá trị pháp lý. Doanh nghiệp cần thiết lập chính sách sao lưu định kỳ, sử dụng dịch vụ đám mây uy tín và đào tạo nhân viên về bảo mật thông tin.
Xem thêm: Cập nhật quy định về cổ đông sáng lập trong doanh nghiệp cổ phần
Hướng dẫn triển khai tuân thủ quy định 2025
Để không vi phạm quy định, doanh nghiệp cần quy trình triển khai rõ ràng và bài bản.
Các bước chuẩn bị hệ thống lưu trữ điện tử
- Xác định nhu cầu lưu trữ theo loại tài liệu.
- Lựa chọn phần mềm kế toán và giải pháp lưu trữ đạt chuẩn.
- Đăng ký chữ ký số hợp lệ.
- Thiết lập cơ chế phân quyền người dùng để tránh chỉnh sửa trái phép.
Quy trình kiểm tra, giám sát và báo cáo
Doanh nghiệp cần định kỳ kiểm tra hệ thống, thử nghiệm khả năng khôi phục dữ liệu. Ngoài ra, kế toán trưởng phải lập báo cáo về tình hình lưu trữ và gửi lên cấp quản lý để giám sát. Đây là cơ sở chứng minh việc tuân thủ khi cơ quan thuế kiểm tra.
Những sai sót thường gặp và cách khắc phục
- Sai định dạng file → Khắc phục bằng cách dùng phần mềm chuẩn xuất dữ liệu.
- Thiếu chữ ký số → Bổ sung chữ ký số ngay khi phát hiện.
- Không sao lưu dữ liệu → Thiết lập lịch backup tự động hàng tuần/tháng.
Kết luận
Quy định lưu trữ sổ sách kế toán điện tử 2025 mang lại nhiều cơ hội cho doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa quản trị và giảm chi phí, nhưng đồng thời cũng đặt ra những yêu cầu khắt khe về tính pháp lý và bảo mật dữ liệu. Doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị, lựa chọn giải pháp phù hợp và tuân thủ đầy đủ các quy định để vừa đảm bảo an toàn thông tin, vừa tạo nền tảng phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.
Hotline: 0908.938.211
