Cửa hàng bán lẻ có phải dùng hóa đơn điện tử không?

Trong quá trình kinh doanh, nhiều hộ cá thể và cửa hàng bán lẻ thường thắc mắc: “Cửa hàng bán lẻ có phải dùng hóa đơn điện tử không?”. Việc hiểu đúng về quy định sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật mà còn tránh những rủi ro trong hoạt động kinh doanh. Cùng Kế Toán Song Anh  tìm hiểu những quy định quan trọng trong bài viết dưới đây.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được lập, ký số, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử. Khác với hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử không cần in ấn mà vẫn có đầy đủ giá trị pháp lý nếu đáp ứng đúng quy định của pháp luật.

Hóa đơn điện tử thường được thể hiện dưới định dạng XML hoặc PDF có tích hợp mã QR, giúp người mua và cơ quan quản lý dễ dàng kiểm tra, xác minh thông tin hóa đơn thông qua các hệ thống của cơ quan thuế.

Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký sử dụng máy tính tiền theo Nghị định 70 

Các đặc điểm nổi bật của hóa đơn điện tử

• Phát hành nhanh chóng chỉ với vài thao tác trên phần mềm hoặc nền tảng dịch vụ.
• Ký số và xác thực dễ dàng bằng chữ ký số của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh.
• Lưu trữ lâu dài và không tốn chi phí in ấn, bảo quản như hóa đơn giấy.
• Dễ tra cứu và phục vụ kiểm tra thuế khi cần thiết.
• Không lo mất, rách hay mờ thông tin như hóa đơn truyền thống.

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử là bắt buộc với phần lớn tổ chức, doanh nghiệp, và cả hộ cá thể có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên.

Cửa hàng bán lẻ có phải dùng hóa đơn điện tử không?

Có. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 1/7/2022, hầu hết các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh – trong đó bao gồm cửa hàng bán lẻ – phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Tuy nhiên, có một số lưu ý:

• Cửa hàng bán lẻ có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm và đã đăng ký kinh doanh bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử.
• Nếu khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn, dù là hộ kinh doanh nhỏ lẻ, vẫn phải xuất hóa đơn điện tử.
• Cửa hàng bán lẻ không đạt ngưỡng doanh thu và không phát sinh giao dịch cần xuất hóa đơn có thể được tạm miễn, nhưng nên theo dõi kỹ quy định để tránh vi phạm.

Lợi ích khi cửa hàng bán lẻ sử dụng hóa đơn điện tử

Không chỉ là quy định bắt buộc, việc triển khai hóa đơn điện tử mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho các cửa hàng kinh doanh hiện nay. Khi tìm hiểu cửa hàng bán lẻ có phải dùng hóa đơn điện tử không, bạn cũng nên nắm rõ những lợi ích dưới đây để chủ động ứng dụng hiệu quả:

• Tiết kiệm chi phí và thời gian

Hóa đơn điện tử giúp cửa hàng cắt giảm các chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn giấy. Đồng thời, việc lập và gửi hóa đơn chỉ mất vài phút, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.

• Quản lý dễ dàng, hạn chế sai sót

Tất cả hóa đơn đều được lưu trữ trên hệ thống điện tử, giúp tra cứu, đối soát và kiểm tra nhanh chóng. Việc giảm thao tác thủ công cũng hạn chế nhầm lẫn trong quá trình xuất hóa đơn.

• Đáp ứng tốt yêu cầu từ khách hàng và cơ quan thuế

Khi khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn hoặc khi cơ quan thuế thanh tra, cửa hàng có thể cung cấp hóa đơn điện tử ngay lập tức, tăng tính chuyên nghiệp và minh bạch.

• Góp phần hiện đại hóa hoạt động kinh doanh

Sử dụng hóa đơn điện tử giúp cửa hàng bắt kịp xu hướng chuyển đổi số, tạo lợi thế cạnh tranh so với những mô hình kinh doanh truyền thống chậm đổi mới.

• Tuân thủ pháp luật, tránh bị xử phạt

Việc chủ động sử dụng hóa đơn điện tử giúp cửa hàng bán lẻ tuân thủ đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, tránh rủi ro pháp lý và bị xử phạt do vi phạm.

Làm sao để cửa hàng bán lẻ đăng ký hóa đơn điện tử?

Hiện nay, việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử là xu hướng tất yếu trong hoạt động kinh doanh. Nhiều người thắc mắc cửa hàng bán lẻ có phải dùng hóa đơn điện tử không, và nếu có, thì cách đăng ký thế nào? Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn dễ dàng triển khai:

Xác định nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử

Nếu bạn là chủ cửa hàng bán lẻ có đăng ký kinh doanh và doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên, thì theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, bạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Chuẩn bị các điều kiện cần thiết

Để đăng ký hóa đơn điện tử, cửa hàng cần chuẩn bị:

• Mã số thuế đã đăng ký với cơ quan thuế
• Chữ ký số (USB Token)
• Địa chỉ email, số điện thoại liên hệ
• Tài khoản ngân hàng (nếu sử dụng thanh toán điện tử)

Chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Bạn nên chọn các đơn vị uy tín như MISA, Viettel, VNPT, BKAV… để được hỗ trợ:

• Khai báo mẫu hóa đơn điện tử
• Gửi thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế
• Tư vấn tích hợp phần mềm bán hàng với hóa đơn điện tử

Thực hiện thủ tục đăng ký

Thông thường, đơn vị cung cấp sẽ hướng dẫn bạn đăng ký trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mẫu
• Ký số và gửi thông báo phát hành
• Nhận kết quả chấp thuận sử dụng từ cơ quan thuế

Bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử

Sau khi được chấp thuận:

• Cửa hàng có thể tạo, ký và gửi hóa đơn nhanh chóng trên phần mềm
• Hóa đơn sẽ được gửi đến khách hàng qua email hoặc link tra cứu
• Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ an toàn và tiện tra cứu khi cần

Xem thêm: Báo giá dịch vụ thành lập doanh nghiệp chuẩn pháp luật 

Kết luận

Cửa hàng bán lẻ có phải dùng hóa đơn điện tử không? – Câu trả lời là có, nếu cửa hàng của bạn đạt ngưỡng doanh thu theo quy định hoặc khách hàng có nhu cầu xuất hóa đơn. Việc chuyển sang hóa đơn điện tử là xu hướng tất yếu trong kinh doanh hiện đại, không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tạo sự chuyên nghiệp và minh bạch trong hoạt động bán hàng.

Nếu bạn đang điều hành một cửa hàng bán lẻ, đừng chần chừ – hãy tìm hiểu và triển khai hóa đơn điện tử sớm để không bị động trước các quy định pháp luật.