Ai cần đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính? Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể cần thay đổi địa chỉ trụ sở chính vì nhiều lý do khác nhau, chẳng hạn như mở rộng quy mô, thay đổi chiến lược kinh doanh hoặc tìm kiếm một vị trí thuận lợi hơn. Tuy nhiên, việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính không chỉ đơn thuần là chuyển địa điểm mà còn yêu cầu doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp trong hoạt động kinh doanh.

Trong bài viết này, Song Anh sẽ hướng dẫn chi tiết về đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính, bao gồm hồ sơ, quy trình và những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục này một cách nhanh chóng và chính xác.

Ai cần đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính? 

Không phải tất cả doanh nghiệp đều phải thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ trụ tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có sự thay đổi về địa chỉ trụ sở, việc cập nhật thông tin với cơ quan đăng ký kinh doanh là bắt buộc. Dưới đây là những đối tượng cần thực hiện thủ tục này:

Doanh nghiệp, công ty đang hoạt động

• Bất kỳ doanh nghiệp nào, dù là công ty cổ phần, công ty TNHH hay doanh nghiệp tư nhân, khi thay đổi địa chỉ đều phải thực hiện theo quy định pháp luật.
• Việc thay đổi này có thể do nhiều lý do như mở rộng kinh doanh, tìm kiếm địa điểm mới thuận lợi hơn hoặc chuyển đổi chiến lược phát triển.

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

• Người có trách nhiệm thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính chính là người đại diện theo pháp luật của công ty.
• Nếu doanh nghiệp có nhiều người đại diện, việc thay đổi địa chỉ cần có sự thống nhất và phê duyệt của hội đồng quản trị hoặc hội đồng thành viên.

Cơ quan quản lý doanh nghiệp

• Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính là cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ thay đổi địa chỉ.
• Nếu doanh nghiệp chuyển trụ sở khác tỉnh/thành phố, cần làm thủ tục với Cơ quan Thuế để hoàn tất nghĩa vụ thuế trước khi đăng ký địa chỉ mới.

Xem thêm: Hướng dẫn làm giấy phép kinh doanh online chi tiết từ A-Z

Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI)

• Doanh nghiệp FDI khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính cần thực hiện song song hai thủ tục:
  • Thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC).
  • Điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) nếu có.
• Thời gian xử lý hồ sơ của doanh nghiệp FDI thường dài hơn so với doanh nghiệp trong nước do liên quan đến quy định đầu tư nước ngoài.

Khi nào cần đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính?

Việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính cần được thực hiện ngay khi doanh nghiệp quyết định thay đổi địa điểm hoạt động. Theo quy định pháp luật, doanh nghiệp phải cập nhật thông tin địa chỉ trụ sở chính kịp thời để tránh bị xử phạt hoặc gặp khó khăn trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Dưới đây là những trường hợp phổ biến khi doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ:

Chuyển trụ sở sang địa chỉ mới trong cùng quận/huyện

• Nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trong cùng quận/huyện, thủ tục tương đối đơn giản, chỉ cần nộp hồ sơ thay đổi tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đăng ký ban đầu.
• Việc thay đổi địa chỉ trong cùng quận/huyện không ảnh hưởng đến mã số thuế, nên doanh nghiệp không cần làm thủ tục chuyển cơ quan thuế quản lý.

Chuyển trụ sở sang quận/huyện khác trong cùng tỉnh/thành phố

• Trường hợp doanh nghiệp chuyển trụ sở sang quận/huyện khác nhưng vẫn trong cùng tỉnh/thành phố, ngoài thủ tục thay đổi tại Phòng Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chuyển cơ quan quản lý thuế.
• Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ mới, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ thay đổi thông tin thuế tại Chi cục Thuế quản lý mới.

Chuyển trụ sở sang tỉnh/thành phố khác

• Nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở sang một tỉnh/thành phố khác, thủ tục sẽ phức tạp hơn do phải quyết toán thuế tại cơ quan thuế cũ trước khi đăng ký địa chỉ mới.
• Doanh nghiệp cần thực hiện:
  • Hoàn tất thủ tục quyết toán thuế với Cục Thuế nơi đăng ký trụ sở cũ.
  • Đăng ký thay đổi tại Phòng Đăng ký kinh doanh của tỉnh/thành phố mới.
  • Thực hiện thủ tục phát hành lại hóa đơn theo địa chỉ mới.

Khi nào doanh nghiệp được sử dụng địa chỉ mới hợp pháp?

• Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính và nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ mới trên hợp đồng, hóa đơn, tài liệu kinh doanh.
• Nếu doanh nghiệp chưa cập nhật địa chỉ mới trên hệ thống đăng ký kinh doanh, mọi giao dịch phát sinh có thể bị xem là không hợp lệ hoặc không được cơ quan thuế công nhận.

Xem thêm: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại Song Anh

Hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính gồm những gì? (What?)

Khi thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định để tránh bị từ chối hoặc phải bổ sung nhiều lần. Hồ sơ cần chuẩn bị sẽ khác nhau tùy vào phạm vi thay đổi địa chỉ.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong cùng quận/huyện

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định).
• Quyết định của chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên).
• Biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên).
• Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần).
• Quyết định của Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần).
• Giấy ủy quyền (nếu không phải người đại diện theo pháp luật trực tiếp nộp hồ sơ).

Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác quận/huyện nhưng cùng tỉnh/thành phố

• Hồ sơ tương tự như khi thay đổi trong cùng quận/huyện.
• Thông báo thay đổi cơ quan thuế quản lý: Vì doanh nghiệp sẽ phải chuyển cơ quan quản lý thuế, cần làm thủ tục tại Chi cục Thuế cũ trước khi nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ mới.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác tỉnh/thành phố

• Tất cả các giấy tờ như trường hợp thay đổi trong cùng tỉnh.
• Hồ sơ chốt thuế tại Cục Thuế cũ: Doanh nghiệp cần thực hiện quyết toán thuế, chốt hóa đơn tại Cục Thuế nơi đặt trụ sở cũ trước khi chuyển sang tỉnh/thành phố mới.
• Thông báo thay đổi thông tin hóa đơn: Nếu sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin địa chỉ mới với cơ quan thuế và nhà cung cấp hóa đơn điện tử.

Các giấy tờ bổ sung đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI)

• Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC).
• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC).
• Bản sao hợp đồng thuê địa điểm mới hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm kinh doanh mới.

Kết luận

Không phải tất cả doanh nghiệp đều phải thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính, nhưng nếu có sự thay đổi về địa chỉ, việc cập nhật thông tin với cơ quan nhà nước là bắt buộc.

• Doanh nghiệp đang hoạt động cần thực hiện đăng ký khi có sự thay đổi địa chỉ trụ sở chính.
• Người đại diện theo pháp luật là người chịu trách nhiệm chính trong việc nộp hồ sơ và thực hiện thủ tục.
• Cơ quan quản lý doanh nghiệp như Phòng Đăng ký kinh doanh và Cục Thuế sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ thay đổi.
• Doanh nghiệp FDI cần thực hiện thêm thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC).

Để đảm bảo tính hợp pháp và tránh gián đoạn kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính đúng thời hạn và theo đúng quy định pháp luật!