Giao dịch trên 5 triệu phải định danh: Thay đổi quan trọng từ 1/7/2025

Theo dự thảo Nghị định hướng dẫn thi hành Luật Thuế giá trị gia tăng (GTGT) sửa đổi, bắt đầu từ ngày 1/7/2025, các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên phải được thanh toán không dùng tiền mặt và có định danh rõ ràng, mới đủ điều kiện để khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Cùng Kế Toán Song Anh tìm hiểu những điểm mới trong việc giao dịch trên 5 triệu phải định danh trong bài viết dưới đây.

Giao dịch bao nhiêu phải định danh?

Theo Điều 10 của dự thảo Nghị định hướng dẫn thi hành Luật Thuế GTGT sửa đổi, giao dịch trên 5 triệu phải định danh là quy định bắt buộc để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Cụ thể, mọi giao dịch mua hàng hóa hoặc dịch vụ có tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) sẽ chỉ được khấu trừ thuế nếu được thanh toán qua các phương thức không dùng tiền mặt và có thông tin định danh rõ ràng của bên mua.

Điều này có nghĩa là, nếu doanh nghiệp hoặc tổ chức thanh toán bằng tiền mặt cho các giao dịch vượt quá 5 triệu đồng, thì sẽ không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT, trừ những trường hợp ngoại lệ được pháp luật cho phép.

Các hình thức thanh toán có định danh được chấp nhận gồm:

• Ủy nhiệm chi, lệnh chi
• Chuyển khoản qua hệ thống ngân hàng
• Thanh toán bằng thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng
• Sử dụng ví điện tử hợp lệ
• Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt khác theo quy định pháp luật hiện hành

Việc quy định rõ rằng giao dịch trên 5 triệu phải định danh là bước tiến trong việc minh bạch hóa dòng tiền và siết chặt các hành vi gian lận thuế. Đồng thời, đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp tăng cường áp dụng công nghệ, chuyển đổi số trong hoạt động thanh toán và kế toán.

Xem thêm: Quy định mới về hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Doanh nghiệp cần lưu ý gì? 

Những điểm mới cần lưu ý khi giao dịch trên 5 triệu phải định danh

Từ ngày 1/7/2025, theo dự thảo Nghị định hướng dẫn Luật Thuế GTGT 2024, các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên cần được thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào, trừ một số trường hợp đặc thù.

Tại sao giao dịch trên 5 triệu phải định danh?

Việc quy định giao dịch trên 5 triệu phải định danh không chỉ là thay đổi về mặt thủ tục, mà còn là bước quan trọng trong công cuộc minh bạch hóa hoạt động tài chính và quản lý thuế tại Việt Nam.

Theo cơ quan soạn thảo Nghị định, mục tiêu chính của yêu cầu định danh là:

• Chống gian lận thuế GTGT: Việc định danh giúp cơ quan thuế xác minh rõ ràng người mua – người bán, tránh trường hợp mua hóa đơn khống, hóa đơn ảo để trốn thuế hoặc chiếm đoạt tiền hoàn thuế.
• Hạn chế rửa tiền và các hành vi bất hợp pháp: Khi các giao dịch lớn phải có thông tin định danh và không dùng tiền mặt, việc theo dõi dòng tiền trở nên rõ ràng và minh bạch hơn.
• Đẩy mạnh thanh toán số trong nền kinh tế: Đây là xu hướng tất yếu, phù hợp với mục tiêu chuyển đổi số quốc gia và hạn chế phụ thuộc vào tiền mặt.
• Tăng trách nhiệm và tính minh bạch của doanh nghiệp: Khi giao dịch trên 5 triệu phải định danh, doanh nghiệp buộc phải quản lý chứng từ, hợp đồng và hình thức thanh toán chặt chẽ hơn.

Ngoài ra, quy định này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, đối chiếu và khấu trừ thuế của cả doanh nghiệp và cơ quan chức năng, từ đó giảm rủi ro pháp lý và sai sót trong kê khai thuế.

Các trường hợp ngoại lệ không cần định danh khi giao dịch trên 5 triệu

Mặc dù quy định giao dịch trên 5 triệu phải định danh sẽ trở thành bắt buộc từ ngày 1/7/2025 theo dự thảo Nghị định hướng dẫn Luật Thuế GTGT sửa đổi, nhưng vẫn có một số trường hợp ngoại lệ mà doanh nghiệp hoặc tổ chức không cần định danh hoặc không cần thanh toán không dùng tiền mặt mà vẫn được khấu trừ thuế GTGT.

Cụ thể, những trường hợp ngoại lệ bao gồm:

1. Thanh toán theo hình thức bù trừ công nợ giữa người mua và người bán, có đầy đủ chứng từ đối chiếu xác nhận giữa hai bên.
2. Thanh toán thông qua bên thứ ba: Ví dụ, doanh nghiệp nhờ một đơn vị khác thanh toán hộ, nhưng có hợp đồng và chứng từ đầy đủ chứng minh quan hệ ba bên.
3. Nhân viên thanh toán hộ doanh nghiệp: Trong trường hợp cá nhân (thường là nhân viên) ứng tiền thanh toán thay cho công ty và được hoàn trả bằng hình thức chuyển khoản sau đó, doanh nghiệp vẫn được khấu trừ thuế nếu có chứng từ hợp lệ.
4. Các trường hợp khác theo quy định đặc thù của pháp luật, như các giao dịch với cơ quan Nhà nước, tổ chức phi lợi nhuận hoặc giao dịch liên quan đến các lĩnh vực đặc biệt.

Lưu ý quan trọng: Dù nằm trong danh sách ngoại lệ, nhưng doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị đầy đủ hóa đơn, chứng từ, hợp đồng, biên bản đối chiếu… để chứng minh tính hợp lệ của giao dịch trước cơ quan thuế.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi giao dịch trên 5 triệu phải định danh?

Để tuân thủ quy định từ 1/7/2025, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Rà soát lại quy trình kế toán, thanh toán, đặc biệt với các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên.
• Chuyển đổi sang các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như chuyển khoản, thẻ ngân hàng, ví điện tử.
• Cập nhật biểu mẫu hóa đơn, hợp đồng có thông tin định danh rõ ràng.
• Đào tạo nhân sự về quy định mới và quy trình lưu trữ chứng từ hợp lệ.
• Làm việc với nhà cung cấp để thống nhất phương thức thanh toán phù hợp.

Việc chuẩn bị sớm sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại chi phí thuế GTGT đầu vào khi kiểm tra quyết toán.

Xem thêm: Báo giá dịch vụ khai thuế ban đầu uy tín, chuẩn chỉnh 

Kết luận

Việc giao dịch trên 5 triệu phải định danh là bắt buộc, không chỉ là yêu cầu về mặt pháp lý mà còn là bước tiến trong quá trình chuyển đổi số và minh bạch hóa tài chính tại Việt Nam. Doanh nghiệp cần chủ động thích nghi và cập nhật để tránh sai phạm và đảm bảo quyền lợi khấu trừ thuế GTGT.