Quy định mới về hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/6/2025, đã sửa đổi, bổ sung nhiều nội dung quan trọng trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Những thay đổi này ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. Cùng Kế Toán Song Anh tìm hiểu những quy định mới về hóa đơn điện tử trong bài viết dưới đây.

Giới thiệu Nghị định 70/2025/NĐ-CP và những điểm mới

Ngày 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, sửa đổi và bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Đây là văn bản quan trọng nhằm hoàn thiện khung pháp lý về quản lý hóa đơn điện tử, phù hợp với tình hình thực tế và xu hướng chuyển đổi số trong hoạt động tài chính – kế toán hiện nay.

Nghị định này được ban hành trong bối cảnh Chính phủ đẩy mạnh số hóa hoạt động quản lý thuế và tăng cường minh bạch trong giao dịch giữa doanh nghiệp với khách hàng, đối tác và cơ quan nhà nước. Những quy định mới về hóa đơn điện tử trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP tác động trực tiếp đến mọi loại hình doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cả các tổ chức nước ngoài có hoạt động tại Việt Nam.

So với các văn bản trước đây, Nghị định 70 mang đến nhiều điểm mới như:

• Làm rõ thời điểm lập hóa đơn điện tử.
• Mở rộng đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
• Bổ sung quy định về hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
• Quy định cụ thể cách xử lý hóa đơn sai sót bằng phương thức điều chỉnh hoặc thay thế.
• Áp dụng với các tình huống đặc biệt như doanh nghiệp phá sản, tạm ngưng hoạt động, hộ kinh doanh nhỏ lẻ.

Xem thêm: Hướng dẫn xác định kết quả hoạt động kinh doanh 

Những quy định mới về hóa đơn điện tử

Dưới đây là những điểm mới về hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần chú ý để vận hành đúng pháp luật.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định rõ ràng hơn

Một trong những điểm mới nổi bật trong quy định mới về hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP là việc xác định thời điểm lập hóa đơn cụ thể và thống nhất hơn, nhằm tạo thuận lợi trong công tác kế toán, thuế và kiểm tra sau này. Cụ thể:

• Đối với hoạt động bán hàng hóa: Hóa đơn điện tử phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa. Quy định này giúp làm rõ hơn trách nhiệm xuất hóa đơn đúng lúc, tránh tình trạng trốn tránh nghĩa vụ thuế.
• Đối với cung cấp dịch vụ: Hóa đơn được lập ngay khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt việc đã thu tiền hay chưa. Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì hóa đơn phải được lập tại thời điểm thu tiền.
• Đối với xuất khẩu hàng hóa: Hóa đơn điện tử được lập khi hoàn thành thủ tục hải quan, phản ánh chính xác thời điểm hàng hóa chính thức xuất khỏi lãnh thổ Việt Nam.
• Đối với một số trường hợp đặc thù như xăng dầu, bảo hiểm, y tế, xổ số…: Do đặc thù nghiệp vụ, các đơn vị này có thể được phép lập hóa đơn theo kỳ phát sinh hoặc thời điểm thanh toán, nhưng vẫn phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc của pháp luật thuế.

Như vậy, quy định mới về hóa đơn điện tử không chỉ làm rõ trách nhiệm thời điểm lập hóa đơn cho từng trường hợp cụ thể mà còn giúp đồng bộ hóa quy trình hạch toán – kê khai thuế, đảm bảo tính minh bạch và phòng chống gian lận thương mại.

Mở rộng đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định mới về hóa đơn điện tử tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, phạm vi đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử tiếp tục được mở rộng, nhằm đồng bộ với hệ thống thuế điện tử và đáp ứng yêu cầu quản lý hiện đại.

Cụ thể, từ ngày 01/7/2025, các nhóm đối tượng sau bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế mới thành lập: Khi đăng ký thuế, đăng ký kinh doanh sẽ đồng thời được cơ quan thuế hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ngay từ đầu, không còn giai đoạn chuyển tiếp dùng hóa đơn giấy.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô vừa và lớn: Nếu có doanh thu trên ngưỡng quy định hoặc sử dụng thường xuyên lao động, bắt buộc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu cơ quan thuế quy định.
• Tổ chức, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam: Dù không có tư cách pháp nhân độc lập, nếu phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tại Việt Nam thì cũng thuộc diện áp dụng.
• Doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế: Đây là điểm mới nổi bật trong Nghị định 70, gắn liền với việc triển khai hệ thống hóa đơn điện tử kết nối trực tiếp từ điểm bán hàng (POS, máy tính tiền) về hệ thống quản lý hóa đơn của cơ quan thuế.

Điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập

Theo quy định mới về hóa đơn điện tử tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập nhưng phát hiện có sai sót được quy định cụ thể, linh hoạt và rõ ràng hơn. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong quá trình hạch toán và tuân thủ pháp luật thuế.

Trường hợp được điều chỉnh hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp được phép lập hóa đơn điều chỉnh khi:

• Sai sót về tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế hoặc tổng tiền thanh toán nhưng không làm thay đổi người mua và mã số thuế người mua.
• Điều chỉnh tăng hoặc giảm một phần hoặc toàn bộ giá trị trên hóa đơn đã lập.

Việc điều chỉnh cần lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, ghi rõ căn cứ điều chỉnh, số hóa đơn gốc bị sai sót và nội dung điều chỉnh.

Trường hợp được thay thế hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp lập hóa đơn thay thế khi:

• Hóa đơn đã lập có sai thông tin người mua, như: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, hình thức thanh toán, số tài khoản ngân hàng…
• Sai sót không thể khắc phục bằng cách điều chỉnh riêng phần nội dung.

Khi đó, doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn mới thay thế toàn bộ nội dung hóa đơn cũ, đồng thời ghi rõ là hóa đơn thay thế và số hóa đơn đã bị thay.

Nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót

• Mọi hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đều phải lập đúng mẫu, đúng định dạng, có mã của cơ quan thuế nếu thuộc đối tượng phải cấp mã.
• Cần thông báo với bên mua và đảm bảo hai bên cùng nắm được thông tin điều chỉnh.
• Thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế không làm thay đổi thời điểm kê khai thuế ban đầu, trừ khi có quy định riêng.

Những điểm mới trong quy định về điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp có thêm công cụ xử lý linh hoạt, hạn chế sai phạm về thuế và chủ động hơn trong công tác kế toán – tài chính.

Quy định về hóa đơn điện tử trong một số trường hợp đặc biệt

Theo quy định mới về hóa đơn điện tử tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, một số trường hợp đặc biệt vẫn phải tuân thủ quy định sử dụng hóa đơn điện tử:

• Doanh nghiệp giải thể, phá sản: Vẫn phải lập hóa đơn điện tử nếu phát sinh nghĩa vụ như thanh lý tài sản, thu nợ.
• Tạm ngừng kinh doanh: Không được sử dụng hóa đơn điện tử trừ khi được cơ quan thuế chấp thuận bằng văn bản.
• Doanh nghiệp hoạt động theo mùa vụ: Vẫn phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, tùy theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
• Sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Chỉ áp dụng với doanh nghiệp đủ điều kiện theo quy định hiện hành.

Những quy định này giúp đảm bảo việc quản lý hóa đơn được chặt chẽ, đồng bộ và phù hợp với thực tiễn hoạt động kinh doanh.

Xem thêm: Tham khảo dịch vụ thành lập công ty cổ phần uy tín từ Kế Toán Song Anh 

Kết luận

Nghị định 70/2025/NĐ-CP mang đến nhiều thay đổi quan trọng trong việc quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần nắm bắt kịp thời các quy định mới để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.