Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ của Việt Nam, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đang trở thành điều bắt buộc cho các doanh nghiệp bán lẻ. Với sự ra đời của Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/6/2025), việc triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong quản lý và vận hành. Cùng Kế Toán Song Anh tìm hiểu qua bài viết này

Tổng quan Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Khái niệm và tên gọi

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử từ máy tính tiền được định nghĩa là hóa đơn được tạo lập bằng phương tiện điện tử thông qua máy tính tiền có kết nối internet và được truyền trực tiếp đến cơ quan thuế. Loại hóa đơn này có tên gọi chính thức là “Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền” và được ký hiệu theo quy định của Tổng cục Thuế.

Đặc điểm nổi bật của hóa đơn này là khả năng tích hợp trực tiếp với hệ thống máy tính tiền của doanh nghiệp, cho phép tự động hóa quá trình lập hóa đơn ngay tại thời điểm bán hàng. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo tính chính xác của thông tin.

Đối tượng bắt buộc sử dụng

Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định rõ các đối tượng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Các doanh nghiệp thuộc diện áp dụng bao gồm:

• Doanh nghiệp bán lẻ: Các cửa hàng tiện lợi, cửa hàng thời trang, điện máy và các cửa hàng bán lẻ khác có sử dụng máy tính tiền trong quá trình thanh toán
• Ngành dịch vụ ăn uống: Nhà hàng, quán cà phê, fast food và các cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống có quy mô từ trung bình trở lên
• Khách sạn và lưu trú: Các cơ sở lưu trú từ 2 sao trở lên, homestay và các dịch vụ lưu trú có đăng ký kinh doanh
• Siêu thị và trung tâm thương mại: Tất cả các siêu thị, hypermarket và các cơ sở kinh doanh có diện tích từ 500m² trở lên

Thời hạn tuân thủ được quy định theo lộ trình cụ thể, trong đó các doanh nghiệp lớn phải triển khai trước, tiếp theo là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc không tuân thủ quy định có thể dẫn đến các mức phạt hành chính từ 1-3 triệu đồng đối với cá nhân và từ 2-6 triệu đồng đối với tổ chức theo quy định của pháp luật về thuế.

Xem thêm: Thuế VAT là gì? Cách tính thuế VAT chi tiết

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền phải đảm bảo đầy đủ các thông tin bắt buộc theo quy định. Để đáp ứng yêu cầu pháp lý, mỗi hóa đơn cần bao gồm các thông tin sau:

Thông tin về người bán:

• Tên và địa chỉ của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ
• Mã số thuế của người bán (bắt buộc đối với tổ chức)
• Số điện thoại và email liên hệ

Thông tin về hàng hóa, dịch vụ:

• Tên hàng hóa, dịch vụ được mô tả rõ ràng và chính xác
• Đơn vị tính, số lượng của từng mặt hàng
• Đơn giá, thành tiền trước thuế và sau thuế
• Thuế suất áp dụng và số tiền thuế GTGT

Thông tin kỹ thuật:

• Mã tra cứu duy nhất do cơ quan thuế cấp, giúp người mua có thể kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn một cách dễ dàng
• Thời gian lập hóa đơn chính xác đến giây, đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch
• Chữ ký số điện tử để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của dữ liệu

Đối với các mặt hàng đặc biệt như thuốc lá, rượu bia, hóa đơn còn phải thể hiện thêm các thông tin bổ sung theo quy định riêng. Việc tuân thủ đầy đủ các yêu cầu về nội dung sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro pháp lý và xây dựng uy tín với khách hàng.

Phương thức gửi hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Một trong những ưu điểm lớn của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là khả năng gửi hóa đơn linh hoạt đến khách hàng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều phương thức gửi hóa đơn phù hợp:

Các hình thức gửi hóa đơn:

• Email: Gửi hóa đơn PDF hoặc link tra cứu trực tiếp đến email khách hàng ngay sau khi hoàn tất thanh toán
• SMS: Gửi mã tra cứu hoặc link rút gọn qua tin nhắn đến số điện thoại khách hàng đã cung cấp
• Ứng dụng di động: Tích hợp với app của doanh nghiệp để khách hàng có thể xem và quản lý hóa đơn trực tiếp

Xem thêm: Dịch vụ hoàn thuế GTGT

Lợi ích sử dụng hóa đơn điện tử với doanh nghiệp

Việc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Những lợi ích này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể.

Lợi ích về chi phí và quản lý:

• Tiết kiệm chi phí vận hành: Chi phí in ấn và lưu trữ hóa đơn giấy được giảm thiểu đáng kể, doanh nghiệp không còn phải lo lắng về việc hết hóa đơn giấy hay chi phí bảo quản trong thời gian dài
• Tối ưu hóa quy trình: Việc đối soát, báo cáo thuế và phân tích doanh thu trở nên chính xác và nhanh chóng hơn nhờ dữ liệu được số hóa hoàn toàn
• Quản lý thời gian thực: Doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh theo thời gian thực và đưa ra các quyết định kịp thời

Lợi ích về tuân thủ và uy tín:

• Minh bạch kinh doanh: Tính minh bạch trong kinh doanh được nâng cao khi mọi giao dịch đều được ghi nhận và truyền trực tiếp đến cơ quan thuế
• Giảm rủi ro pháp lý: Doanh nghiệp xây dựng uy tín và giảm thiểu rủi ro trong các cuộc thanh tra, kiểm tra thuế nhờ việc tuân thủ đầy đủ quy định
• Nâng cao hình ảnh: Khách hàng đánh giá cao sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Kết luận

Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP mà còn là bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Việc triển khai sớm sẽ giúp doanh nghiệp có thời gian thích ứng và tận dụng tối đa các lợi ích mà công nghệ mang lại.