Trong thời đại chuyển đổi số, hóa đơn điện tử đã trở thành hình thức hóa đơn bắt buộc với hầu hết doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, không ít đơn vị vẫn lúng túng khi thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định. Vậy lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ? Cần đáp ứng các điều kiện nào để tránh sai phạm và rủi ro trong quản lý thuế?Cùng Kế Toán Song Anh tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Vì sao phải lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách?
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ không chỉ là yêu cầu mang tính kỹ thuật, mà còn là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh. Dưới đây là những lý do quan trọng bạn không thể bỏ qua:
- Đáp ứng quy định của pháp luật
Theo Luật Kế toán, Luật Quản lý thuế và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử bắt buộc phải được lưu trữ đúng định dạng, đủ thời gian (tối thiểu 10 năm) và đảm bảo khả năng tra cứu, xuất trình khi cần thiết. Nếu vi phạm, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính và mất quyền khấu trừ thuế.
- Bảo vệ tính hợp pháp của hóa đơn
Chỉ khi lưu đúng cách (đặc biệt là giữ nguyên file định dạng XML và chữ ký số gốc), hóa đơn điện tử mới có giá trị pháp lý và được chấp nhận khi kiểm tra, thanh tra, hoặc quyết toán thuế.
- Giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu
Lưu trữ sai cách, lưu trên thiết bị cá nhân hoặc không sao lưu định kỳ dễ dẫn đến mất hóa đơn do hư hỏng thiết bị, virus, hoặc thao tác nhầm. Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kế toán, kiểm toán và xử lý thuế.
- Dễ dàng tra cứu, tiết kiệm chi phí quản lý
Hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử đúng chuẩn giúp doanh nghiệp tìm kiếm, trích xuất hóa đơn nhanh chóng, không cần tốn công in ấn, lưu trữ hồ sơ giấy như trước đây. Từ đó, nâng cao hiệu quả quản lý và tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí.
Xem thêm: Doanh nghiệp nhỏ có bắt buộc dùng máy tính tiền không?
Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ?
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách là yếu tố then chốt để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn cũng như giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định của Nhà nước. Vậy lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ? Doanh nghiệp cần lưu ý những điểm quan trọng sau đây:
Lưu trữ đầy đủ và chính xác định dạng hóa đơn điện tử
Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử phải được lưu giữ dưới định dạng XML – định dạng chuẩn bao gồm toàn bộ dữ liệu hóa đơn và chữ ký số của người bán. Việc lưu trữ chỉ file PDF hoặc các bản in hóa đơn không thể thay thế cho file XML này. Định dạng XML giúp bảo đảm tính toàn vẹn, chống sửa đổi và hỗ trợ quá trình đối chiếu, kiểm tra khi cần thiết.
Thời gian lưu trữ tối thiểu 10 năm
Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn liên quan quy định rõ doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử ít nhất 10 năm kể từ năm phát hành hóa đơn. Đây là thời gian tối thiểu giúp cơ quan thuế và các bên liên quan có thể tra cứu, kiểm tra khi tiến hành thanh tra, kiểm toán.
Lưu trữ trên hệ thống có bảo mật và khả năng sao lưu định kỳ
Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trên hệ thống máy chủ an toàn, có khả năng bảo mật thông tin tốt, chống truy cập trái phép hoặc mất dữ liệu do sự cố kỹ thuật. Doanh nghiệp có thể lưu trên máy chủ nội bộ hoặc hệ thống điện toán đám mây nhưng phải có các biện pháp bảo vệ như mã hóa dữ liệu, phân quyền người dùng, sao lưu dự phòng thường xuyên để tránh mất mát.
Đảm bảo khả năng tra cứu, xuất trình và in hóa đơn khi cần thiết
Hệ thống lưu trữ phải có chức năng tìm kiếm nhanh chóng theo các tiêu chí như số hóa đơn, ngày tháng, tên khách hàng… Đồng thời, doanh nghiệp phải có khả năng xuất hóa đơn bản điện tử (XML, PDF) hoặc in hóa đơn khi được cơ quan thuế hoặc các bên liên quan yêu cầu kiểm tra, đối chiếu.
Không được phép chỉnh sửa hóa đơn sau khi đã ký số
Một trong những nguyên tắc quan trọng để hóa đơn điện tử được công nhận hợp lệ là không được chỉnh sửa, thay đổi nội dung hóa đơn sau khi đã ký số điện tử. Nếu phát hiện sai sót, doanh nghiệp phải thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo đúng quy định để đảm bảo tính minh bạch và chính xác.
Lưu ý về sao lưu dự phòng và khôi phục dữ liệu
Ngoài việc lưu trữ trên hệ thống chính, doanh nghiệp cần có các bản sao lưu dự phòng tại các vị trí khác nhau để phòng tránh rủi ro mất dữ liệu do thiên tai, sự cố phần cứng, hoặc lỗi hệ thống. Quy trình khôi phục dữ liệu cũng phải được thiết lập rõ ràng, đảm bảo khi cần thiết có thể nhanh chóng khôi phục và tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.
Một số sai lầm thường gặp khi lưu trữ hóa đơn điện tử
- Chỉ lưu file PDF mà không lưu file XML gốc: File XML chứa đầy đủ dữ liệu và chữ ký số, là cơ sở pháp lý bắt buộc. Nếu chỉ lưu PDF, hóa đơn không được công nhận hợp lệ khi kiểm tra.
- Lưu trữ trên thiết bị cá nhân, không sao lưu định kỳ: Dữ liệu dễ bị mất do hỏng hóc hoặc virus, gây khó khăn khi cần xuất trình hóa đơn cho cơ quan thuế.
- Không phân quyền truy cập hoặc để lộ thông tin: Việc không kiểm soát truy cập làm tăng nguy cơ bị sửa đổi hoặc rò rỉ thông tin quan trọng.
- Chỉnh sửa hóa đơn sau khi đã ký số: Vi phạm quy định pháp luật, hóa đơn mất giá trị pháp lý và doanh nghiệp có thể bị xử phạt.
- Lưu trữ không đủ thời gian theo quy định: Hóa đơn phải được lưu tối thiểu 10 năm để phục vụ kiểm tra, thanh tra thuế. Lưu ngắn hơn gây rủi ro pháp lý.
- Không có hệ thống tra cứu hiệu quả: Gây khó khăn trong việc tìm kiếm và xuất trình hóa đơn, làm giảm hiệu quả quản lý và xử lý khi cần.
Xem thêm: Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty có vốn nước ngoài chuẩn chỉnh đúng quy trình
Giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn và hợp lệ
Để đảm bảo việc lưu trữ hóa đơn điện tử đúng chuẩn, doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín được Tổng cục Thuế chấp thuận, có các tính năng:
- Lưu trữ tự động trên hệ thống bảo mật cao
- Sao lưu dữ liệu định kỳ
- Cho phép tra cứu, xuất file XML dễ dàng
- Gắn mã số thuế và ký số chuẩn định dạng
Kết luận
Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ là vấn đề quan trọng nhưng không khó nếu doanh nghiệp nắm rõ quy định và sử dụng công cụ phù hợp. Tuân thủ đúng định dạng, thời gian, và quy trình lưu trữ không chỉ giúp bảo vệ doanh nghiệp trước pháp luật, mà còn tối ưu hóa công tác kế toán và quản lý thuế.
Hotline: 0908.938.211
