Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ, việc sử dụng máy tính tiền điện tử đang ngày càng phổ biến tại các cửa hàng bán lẻ, siêu thị, quán ăn, nhà thuốc… Tuy nhiên, một trong những câu hỏi được nhiều chủ kinh doanh quan tâm là: máy tính tiền có bắt buộc phải kết nối với cơ quan thuế hay không? Nếu bạn cũng đang tìm hiểu về vấn đề này, hãy cùng Kế Toán Song Anh tham khảo ngay bài viết dưới đây để nắm rõ quy định và trách nhiệm pháp lý mới nhất.
Máy tính tiền là gì?
Máy tính tiền (hay còn gọi là máy POS điện tử) là thiết bị có chức năng ghi nhận doanh thu, in hóa đơn và quản lý giao dịch bán hàng. Hiện nay, nhiều máy tính tiền hiện đại được tích hợp phần mềm quản lý bán hàng, có thể kết nối trực tiếp với hệ thống của Tổng cục Thuế để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử theo thời gian thực.
Xem thêm: Quy định mới về hóa đơn điện tử theo Nghị định 70
Máy tính tiền có bắt buộc phải kết nối với cơ quan thuế?
Câu trả lời là: Có, nếu bạn thuộc nhóm ngành nghề kinh doanh nằm trong diện bắt buộc theo quy định của Bộ Tài chính.
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Quyết định 1391/QĐ-BTC, việc sử dụng máy tính tiền kết nối cơ quan thuế là yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp và hộ kinh doanh trong các lĩnh vực như: nhà hàng, quán ăn, siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng, dịch vụ làm đẹp, khách sạn, du lịch, giải trí…
Do đó, nếu bạn đang thắc mắc máy tính tiền có bắt buộc phải kết nối với cơ quan thuế hay không, thì câu trả lời là có, nếu mô hình kinh doanh của bạn thuộc nhóm ngành nằm trong danh sách triển khai bắt buộc. Việc kết nối giúp dữ liệu hóa đơn được truyền tự động về hệ thống Tổng cục Thuế, đảm bảo tính minh bạch, hạn chế sai sót và hỗ trợ việc quản lý thuế hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, các hộ kinh doanh nhỏ lẻ, buôn bán quy mô nhỏ hiện chưa bắt buộc áp dụng, nhưng vẫn được khuyến khích sử dụng để thích nghi dần với hệ thống quản lý thuế hiện đại.
Đối tượng bắt buộc sử dụng máy tính tiền kết nối với thuế
Thắc mắc phổ biến hiện nay là: máy tính tiền có bắt buộc phải kết nối với cơ quan thuế không, và ai là người phải thực hiện? Theo các văn bản pháp luật hiện hành như Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Quyết định 1391/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, Nhà nước đã có lộ trình cụ thể triển khai hóa đơn điện tử có mã và yêu cầu kết nối máy tính tiền với cơ quan thuế.
Dưới đây là các nhóm đối tượng bắt buộc phải sử dụng máy tính tiền kết nối với thuế từ giai đoạn hiện tại và trong thời gian tới:
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh trong lĩnh vực bán lẻ hàng hóa và dịch vụ tiêu dùng
Đây là nhóm ngành được nhắm đến đầu tiên trong lộ trình số hóa hóa đơn điện tử. Bao gồm:
- Siêu thị, trung tâm thương mại
- Cửa hàng tiện lợi, tạp hóa
- Cửa hàng thời trang, mỹ phẩm, đồ gia dụng
- Hiệu sách, nhà thuốc, cửa hàng thiết bị y tế
Những đơn vị này thường có doanh thu lớn, hoạt động thường xuyên, giao dịch nhiều và phục vụ khách hàng trực tiếp, nên cần áp dụng máy tính tiền điện tử kết nối với cơ quan thuế để minh bạch hóa đơn và chống thất thu thuế.
Cơ sở dịch vụ ăn uống, khách sạn, giải trí
Các cơ sở kinh doanh trong lĩnh vực này bắt buộc phải dùng máy tính tiền tích hợp phần mềm xuất hóa đơn điện tử, cụ thể:
- Nhà hàng, quán ăn, quán cà phê
- Quán bar, karaoke, rạp chiếu phim, khu vui chơi
- Khách sạn, nhà nghỉ, homestay
- Dịch vụ spa, làm đẹp, chăm sóc sức khỏe
Đây là nhóm có tỷ lệ sử dụng tiền mặt cao và thường không kê khai hóa đơn, nên yêu cầu máy tính tiền có bắt buộc phải kết nối với cơ quan thuế là để đảm bảo tính chính xác trong quản lý doanh thu và nghĩa vụ thuế.
Hộ kinh doanh cá thể có doanh thu lớn
Dù là hộ cá thể, nhưng nếu có:
- Doanh thu cao
- Sử dụng phần mềm bán hàng
- Có nhiều chi nhánh, điểm bán
- Hoạt động lâu dài, ổn định
Thì vẫn nằm trong nhóm triển khai máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế bắt buộc. Hộ kinh doanh lớn không thể viện lý do quy mô nhỏ để né tránh trách nhiệm kê khai chính xác doanh thu.
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã
Nếu đơn vị bạn đang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đồng thời phục vụ khách hàng qua giao dịch trực tiếp tại điểm bán, thì bắt buộc phải triển khai máy tính tiền có chức năng kết nối và truyền dữ liệu về cơ quan thuế theo đúng chuẩn định dạng.
Các hệ thống phần mềm máy tính tiền hiện nay đều tích hợp tính năng này để giúp người dùng tuân thủ quy định nhanh chóng, hiệu quả và thuận tiện.
Xem thêm: Báo giá dịch vụ thành lập công ty TNHH uy tín, đúng pháp luật
Vì sao Nhà nước bắt buộc kết nối máy tính tiền với thuế?
Mục tiêu của quy định này là:
- Tăng cường minh bạch tài chính, chống thất thu thuế
- Tự động hóa việc ghi nhận và đối chiếu hóa đơn
- Tiết kiệm thời gian khai báo và giảm rủi ro sai sót
- Tạo công bằng trong môi trường kinh doanh
Do đó, việc đặt câu hỏi máy tính tiền có bắt buộc phải kết nối với cơ quan thuế là hoàn toàn hợp lý trong giai đoạn hiện nay. Tuy nhiên, nếu mô hình của bạn thuộc nhóm đối tượng nêu trên, thì đây không còn là lựa chọn, mà là nghĩa vụ bắt buộc theo pháp luật.
Nếu không kết nối máy tính tiền với cơ quan thuế thì sao?
Khi pháp luật đã quy định rõ máy tính tiền có bắt buộc phải kết nối với cơ quan thuế đối với một số ngành nghề và loại hình kinh doanh cụ thể, thì việc không tuân thủ có thể khiến cá nhân, tổ chức đối mặt với nhiều hệ lụy pháp lý và kinh doanh, bao gồm:
Bị xử phạt hành chính theo quy định
Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi không kết nối máy tính tiền với cơ quan thuế khi thuộc đối tượng bắt buộc có thể bị xử phạt từ 2 triệu đến 10 triệu đồng, tùy vào mức độ vi phạm và số lần tái phạm. Mức phạt này sẽ gia tăng nếu doanh nghiệp:
- Không lập hóa đơn khi bán hàng
- Không truyền dữ liệu hóa đơn về hệ thống thuế
- Lập hóa đơn sai thời điểm, không đúng quy định
Không được công nhận chi phí hợp lý khi quyết toán thuế
Nếu doanh nghiệp không sử dụng máy tính tiền điện tử kết nối cơ quan thuế, các hóa đơn được lập không đúng quy chuẩn có thể bị loại ra khỏi chi phí được trừ, gây thiệt hại về tài chính khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
Có nguy cơ bị thanh tra, kiểm tra đột xuất
Cơ quan thuế sẽ ưu tiên thanh tra những đơn vị không tuân thủ kết nối máy tính tiền, đặc biệt với các cơ sở kinh doanh ngành ăn uống, bán lẻ, dịch vụ… Việc thanh tra có thể gây gián đoạn hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng đến uy tín và khách hàng.
Bị hạn chế tiếp cận ưu đãi thuế hoặc chính sách hỗ trợ
Việc không thực hiện đúng nghĩa vụ thuế theo lộ trình chuyển đổi số sẽ khiến doanh nghiệp mất đi cơ hội nhận các ưu đãi như:
- Hỗ trợ vay vốn ưu đãi
- Được cấp chứng nhận tuân thủ tốt pháp luật thuế
- Tham gia các chương trình thúc đẩy chuyển đổi số ngành bán lẻ
Kết luận
Máy tính tiền có bắt buộc phải kết nối với cơ quan thuế đối với nhiều ngành nghề là quy định bắt buộc. Việc tuân thủ không chỉ giúp tránh phạt, mà còn góp phần minh bạch hoạt động kinh doanh và hỗ trợ quản lý thuế hiệu quả hơn.
Hotline: 0908.938.211
