Việc thành lập văn phòng đại diện công ty là một trong những bước quan trọng đối với các doanh nghiệp muốn mở rộng hoạt động kinh doanh và mở rộng thị trường. Tuy nhiên, thủ tục thành lập văn phòng không phải là điều đơn giản và đòi hỏi phải tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý của Nhà nước. Bài viết dưới đây Kế toán Song Anh sẽ hướng dẫn chi tiết về thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty, các điều kiện cần thiết, hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện và các quy định liên quan.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty là gì?
Trước khi tìm hiểu chi tiết về thủ tục, chúng ta cần hiểu rõ về khái niệm và mục đích của việc thành lập văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của công ty mẹ, được thành lập để thực hiện các hoạt động hỗ trợ cho việc phát triển kinh doanh như nghiên cứu thị trường, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ hoặc quảng bá thương hiệu. Tuy nhiên, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh độc lập hay ký kết hợp đồng thương mại. Mọi hoạt động kinh doanh đều phải được thực hiện dưới tên công ty mẹ.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty
Để có thể thành lập văn phòng đại diện công ty, bạn cần đảm bảo rằng công ty của bạn đáp ứng một số điều kiện cơ bản:
- Công ty phải hoạt động hợp pháp
Công ty mẹ phải là một doanh nghiệp hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, có đầy đủ giấy tờ và tuân thủ các quy định của pháp luật.
- Không nợ thuế
Công ty mẹ phải đảm bảo không có khoản nợ thuế hoặc các khoản nợ khác chưa thanh toán.
- Phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh như bán hàng hay ký kết hợp đồng. Các hoạt động của văn phòng chủ yếu là khảo sát thị trường, nghiên cứu, quảng bá sản phẩm, hỗ trợ và thúc đẩy thương hiệu.
- Tuân thủ pháp luật Việt Nam
Văn phòng đại diện phải hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam và chịu sự giám sát của các cơ quan chức năng.
Xem thêm: Bút toán kế toán thuế TNDN chi tiết, cập nhật mới nhất
Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty
Để thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty, bạn cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, bao gồm các tài liệu sau:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện: Do doanh nghiệp lập và gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Quyết định và biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (tùy vào loại hình doanh nghiệp):
- Công ty cổ phần: Cần quyết định của Hội đồng quản trị.
- Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty hợp danh: Cần quyết định của Hội đồng thành viên.
- Công ty TNHH 1 thành viên: Quyết định do chủ sở hữu công ty ban hành.
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện: Do công ty ban hành, nêu rõ thông tin cá nhân và trách nhiệm của người được bổ nhiệm.
- Bản sao công chứng căn cước công dân (CCCD)/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu người nộp không phải là người đại diện pháp luật của công ty).
- Bản sao công chứng CCCD/hộ chiếu của người nộp hồ sơ.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý một số yêu cầu pháp lý về địa chỉ văn phòng đại diện, ngành nghề đăng ký và quy trình nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt văn phòng đại diện.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty
Khi đã chuẩn bị đủ hồ sơ, bạn có thể tiến hành thủ tục thành lập văn phòng theo các bước sau:
- Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh
Công ty mẹ cần nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở. Trong hồ sơ, cần điền đầy đủ thông tin về công ty mẹ, địa chỉ văn phòng đại diện, và mục đích hoạt động của văn phòng.
- Cơ quan đăng ký cấp Giấy phép hoạt động
Sau khi xem xét hồ sơ, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ cấp Giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện nếu hồ sơ hợp lệ. Thời gian cấp Giấy phép có thể kéo dài từ 7 đến 10 ngày làm việc, tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể.
- Thực hiện các thủ tục sau cấp Giấy phép
Sau khi nhận được Giấy phép hoạt động, công ty mẹ cần thực hiện một số thủ tục bổ sung như đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện, thông báo về việc mở tài khoản ngân hàng nếu có nhu cầu, và công bố thông tin hoạt động của văn phòng đại diện trên các phương tiện truyền thông.
Quyền lợi và nghĩa vụ của văn phòng đại diện
Sau khi thành lập văn phòng đại diện, công ty mẹ có thể hưởng những quyền lợi và phải thực hiện các nghĩa vụ sau:
Quyền lợi
- Được phép thực hiện các hoạt động nghiên cứu, khảo sát thị trường, xúc tiến thương mại, quảng bá sản phẩm, dịch vụ.
- Có thể hỗ trợ việc phát triển thương hiệu của công ty tại thị trường địa phương.
- Được tạo điều kiện thuận lợi trong việc giao tiếp, kết nối với các đối tác trong nước.
Nghĩa vụ
- Tuân thủ các quy định về thuế và các nghĩa vụ tài chính khác của Nhà nước.
- Báo cáo kết quả hoạt động của văn phòng đại diện định kỳ cho cơ quan đăng ký.
- Đảm bảo hoạt động của văn phòng đại diện không vi phạm các quy định pháp luật của Việt Nam.
Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Nếu công ty mẹ là công ty nước ngoài, thủ tục và yêu cầu khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam có một số khác biệt. Công ty nước ngoài cần phải cung cấp thêm các tài liệu chứng minh sự hợp pháp của công ty tại quốc gia nơi công ty mẹ đăng ký hoạt động, và các giấy tờ này phải được dịch công chứng sang tiếng Việt.
Ngoài ra, công ty nước ngoài phải đảm bảo rằng các hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam không vi phạm các quy định của pháp luật Việt Nam và chỉ được phép thực hiện các hoạt động hỗ trợ như nghiên cứu thị trường, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm.
Kết luận
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tuy không quá phức tạp, nhưng đòi hỏi các doanh nghiệp phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ. Với sự hỗ trợ từ các dịch vụ thành lập văn phòng đại diện, công ty có thể nhanh chóng hoàn tất thủ tục và bắt đầu các hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ thành lập văn phòng đại diện hoặc cần sự tư vấn về các thủ tục liên quan, hãy liên hệ với Kế Toán Song Anh – đơn vị cung cấp các dịch vụ kế toán, thuế, và tư vấn doanh nghiệp chuyên nghiệp. Chúng tôi sẽ giúp bạn hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty. Nếu cần hỗ trợ thêm, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua hotline 0908 938 211 hoặc 028 62999 577.
Hotline: 0908.938.211
